Grunnlegger av Pilot Flight Academy hadde ikke medietrening i ulykker. Så styrter et av hans fly og hele Presse-Norge tar kontakt

Tirsdag 23. november styrter et småfly med tre personer i Larvik. To studenter og en instruktør ved flyskolen Pilot Flight Academy i Sandefjord, omkommer.

Grunnlegger av skolen, Frode Granlund har nettopp gått gjennom sikkerhetskontrollen på Sola flyplass – han er på vei til Bergen, da han kikker ned på mobilen.

– Skolens krise-app varsler om en hendelse.

Han leser «Real alert».

– En krisevarsling behøver ikke nødvendigvis å bety at det er en alvorlig ulykke. Det kan også bety at det er noe som må håndteres og at det er hensiktsmessig å sette inn en krisestab. Jeg tenker tenkte som alltid, at det er nok en øvelse.

Men denne morgenen var det ingen øvelse. Granlund får videre en SMS om at det opprettes et rom for krisestab i Sandefjord og at det vil komme mer informasjon. De i skolens krisestab som er på kontoret samler seg raskt i dette rommet. De har fått beskjed fra lufttrafikktjenesten og politiet at et fly har gått ned, og at et av flyskolens fly er meldt savnet fra radaren.

Bildet endret seg på minutter

– Jeg må komme meg til Sandefjord så fort som mulig, minnes han.

Granlund prøver å tenke at det ikke behøver å bety det verste, og at flyet kanskje har landet på et jordet eller lignende i nærheten, eller at det er en annen forklarende årsak.

– Men samtidig er man veldig bevisst på om ting har gått bra, så får man ofte denne informasjonen raskt. Etter hvert som minuttene passerer begynner frykten og tankene om at det ikke har gått så bra som han håper å ta over. Da endrer bildet seg fra skadet til det verst tenkelige.

Fra Sola går det et fly til Torp en time senere. Og så begynner mediene å ringe.

– Det rasjonelle slår inn for hva jeg kan kommunisere på dette tidspunktet. Jeg avventer selv informasjon om ulykken og vet ikke nok, samtidig som jeg forstår medienes oppgave oppe i det hele, og at dette er en sak av allmenn interesse. Jeg synes det er grunnleggende å kommunisere det lille jeg vet, slik at jeg bekrefter til de mediene som tar kontakt at det var et av våre fly som er meldt savnet, og at det var tre personer om bord i flyet. Men jeg kan ikke bekrefte mer enn at flyet er observert på vei ned. Jeg har ikke noen status for flyet etter at det forsvant fra radaren eller noe mer om de tre personene om bord.

Ringte for bekreftelse

Det første mediet som tok kontakt med han, var NRK.

– Jeg sa til journalisten: «Nå må vi gjøre hverandre gode». Og jeg vil oppriktig berømme norske medier for måten de behandlet denne ulykken. Det har ikke vært annet enn tillit, ryddighet, etterrettelighet og respekt.

I takt med at ny informasjonen kommer inn til basen i Sandefjord, blir denne informasjonen delt videre med mediene.

– Vi ønsket å unngå spekulasjoner de neste timene. Norske medier opptrådte respektfullt og holdt tilbake informasjon for offentligheten i flere timer da vi hadde kontakt med politiet og de pårørende. Jeg var heldig å få jobbe på den profesjonelle kommunikasjonssiden og det er den enklere siden å forholde seg til.

Eiendomsmegler slettet konkurranse der man skulle gjette de ansattes vekt

Den virkelige utfordringen begynte for alvor da henvendelser fra foreldrene begynte å komme inn. Foreldre som selvfølgelig ønsket å bekrefte at deres barn ikke var om bord på flyet som hadde styrtet.

– Alle kan forstå den frykten og fortvilelsen disse foreldrene gjennomgikk da nyheten ble kjent. Vi har gjennom tidligere kriseøvelser lagt til grunn at det er Politiet som håndterer den umiddelbare pårørendekontakten.

Mange visste hvem som var om bord

Hjemmesiden ble raskt forvandlet til en kriseside, men mange ansattes kontaktdetaljer var selvfølgelig kjent for mange studenter, og ansatte på alle nivå i skolen opplevde å bli kontaktet direkte av pårørende som ville ha en bekreftelse på at deres barn ikke var om bord i flyet.

Mange i organisasjonen hadde informasjon om hvem som var om bord i flyet, men har naturlig nok ikke trening- eller kompetanse til å håndtere slike henvendelser fra foreldre og andre pårørende.

Umiddelbart ved ulykker eller andre typer hendelser sender krisestaben ut et «go team» som reiser ut til hendelses-/ulykkesstedet uansett hva som har skjedd. Hjemme sitter noen og loggfører alt som gjøres, noen styrer sentralbordet og andre er i dialog med politiet.

– Det er mange roller som skal dekkes. Alle som skal bidra i disse rollene blir kalt inn, men ikke alle er tilgjengelige, så det vil alltid være andre i krisestaben som blir varslet for å fylle roller. Vi var totalt åtte som jobbet i krisestaben under denne ulykken.

– Jeg ønsket å gjøre dette selv

For en flyskole er en slik ulykke et scenario som det øves på.

– Vi har mange ulike scenarioer som vi trener på, og vi har øvd på en lignende situasjon. På den tekniske håndteringen mener jeg vi var godt forberedt, og fulgte planen slik vi har trent på, men det å håndtere det følelsesmessige ved en slik ulykke, var det vanskelig å være godt nok forberedt på.

Som en del av evalueringen av hvordan vi har håndtert ulykken, så er det helt naturlig å se på hvordan man bedre kan håndtere alle direkte henvendelser til ansatte.

Flyskolen Pilot Flight Academy har avdelinger på Sandefjord lufthavn og Tuven flyplass på Notodden og teller 120 ansatte og 350 studenter. Granlund som er grunnlegger av skolen og tidligere daglig leder og fortsatt i ledergruppa tok selv ansvaret for mediekontakt.

– Jeg forstår mange bedrifter som er i vår situasjon og ikke har en stor kommunikasjonsavdeling kanskje ville vurdert å leie inn et rådgiverselskap til å bistå i en slik krise, men for meg var det helt klart at jeg måtte stå i front for mediene. Det er min jobb.

Av de 350 studenten bor de fleste på skolen, og samholdet mellom studenter og instruktører er tett.

– Flere av instruktørene er tidligere studenter, og det er et lite samfunn i Sandefjord – og vi er alle som en stor familie. Tanken på at noen andre skulle «stå i det» og kommunisere med mediene, virket fjern for meg. Jeg ønsket å gjøre dette selv, slik at de kunne ha et kjent ansikt – og jeg følte at det var det riktige å gjøre.

– Vi har mye å lære

Granlund og krisestaben som ble opprettet fikk en bratt læringskurve.

– Jeg har ikke denne type medietrening. Jeg har håndtert enkeltsaker og gladsaker for skolen, men jeg vet ikke om man klarer å forberede seg på det følelsesmessige ved fatale ulykker, da særlig når fortvilte foreldre ringer. Vi sitter med en stor ansvarsfølelse, selv om vi ikke har noen grunn til å tro at vi ikke har gjort det vi skal av sikkerhetsmessige risikovurderinger, teknisk vedlikehold eller intern trening.

Havarikommisjonen jobber med en rapport om ulykken. Denne rapporten vil være offentlig når den foreligger, men det tar ofte et år før havarikommisjonen har fullført sine undersøkelser.

En intern rapport utarbeides også på skolen. Blant annet om hvordan de jobbet med beredskap og krisekommunikasjon.

– Vi har absolutt mye å lære, og vi vil bruke tid på å gå gjennom alt som ble loggført og hva vi kunne gjort bedre og annerledes.

– Denne interne rapporten skal vi dele. I luftfart er det konkurranse, men sikkerhetsdata vil man alltid dele, og slike rapporter og evalueringer som andre kan lære av, ønsker vi å dele for å bidra til mer innsikt som kan hjelpe andre som kan havne i en tilsvarende situasjon.

Den interne rapporten forventes å være ferdig i løpet av første kvartal neste år.

Tilbake i drift på dag tre

Tirsdag da ulykken skjedde var alle som var på skolen sammen.

– Vi bare gråt. Det var ikke lett å finne ord som ga mening.

Nærmest umiddelbart stilte Sandefjord og Notodden kommune med hver sine kriseteam som har bistått pårørende og skolen.

– Dag to klarte vi å snakke sammen med god hjelp av kriseteamene. Og dag tre startet vi opp igjen operasjonen av skolen.

All drift ble naturligvis umiddelbart stanset ulykkesdagen, men den tredje dagen var skolen tilbake i drift.

– Vi tilpasset selvfølgelig behovene til hver enkelt. Noen synes det var altfor tidlig, men noen synes det var fint. Alle ble tett fulgt opp, og målet var at ingen uansett behov skulle bli sittende alene. Det var også viktig å vise at livet går gradvis videre med hverdagen og at alle reagerer ulikt og har ulike behov.

Ansvar for arbeidsplasser og drømmer

I tillegg til de to kommunenes kriseteam har også kriseteams i områdene der de omkomne bodde stilt opp. Sandar kirke stilte også opp for å gi rom for en minnestund.

– Det ble en fin og verdig samling, selv om det var tungt. Men vi fikk en mulighet til å bearbeide felles sorg.

Denne samlingen ble også streamet for de som ikke hadde mulighet til å være til stede selv. Både i dagene etter ulykken og i etterkant har skolens eget oppfølgingsteam fortsatt å ringe rundt til studenter og ansatte som sitter hjemme og har hatt behov for oppfølging.

– Grunnet pandemien er ikke alle like mye til stede, og det er viktig at vi ivaretar de som er hjemme. Vi har også fortsatt god bistand fra kriseteamet i kommunene. Nå prøver vi å komme oss videre, og det er ikke manglende respekt overfor de som har mistet sine – men vi må komme oss videre. Vi har også et ansvar for de 120 arbeidsplassene og de 350 studentene som har sin drøm om å bli piloter.

Dette sier kommunikasjonsekspertene om krisen i Brann og håndteringen av den