Slik fikk Storebrand flere til å få med seg internkommunikasjonen

I Sopra Steria har de over lengre tid utarbeidet et økosystem av internkommunikasjonskanaler, som sørger for at de når ut til alle i deres foretrukne kanal.

– Kommunikasjonen skal ikke være enveis, derfor er vi alltid åpne for dialog og innspill fra våre medarbeidere. Vi bruker Workplace by Facebook – der både administrasjon og ledelse har sine egne kanaler som treffer alle i selskapet, sier Kristin Blix-Elton i Sopra Steria.

Marked- og kommunikasjonsdirektøren mener at dette økosystemet sammen med toveis-kommunikasjon og lavterskel dialog er det som fungerer best internt.

– Vi bruker en kombinasjon av e-post og nyhetsbrev, Teams, intranett, digitale «town hall»-møter og SMS til alle medarbeidere.

Hun legger til at det har vært en prioritet å kommunisere hyppigere med deres medarbeidere under pandemien, og at ledelsen har vært mer synlige for å skape trygghet, samhold og motivasjon på hjemmekontor.

Nye digitale dører

– Med den nye «Del i teams»-funksjonen i Outlook har det nå blitt enda enklere å rendyrke e-post som en plattform kun for formell intern- og eksternkommunikasjon, sier kommunikasjonssjef i Frelsesarmeen Geir Smith-Solevåg.

Teams er deres foretrukne internkommunikasjonsverktøy, og ved tilfeldigheter hadde de akkurat implementert Microsoft Teams da første nedstengning kom i fjor.

– Vi har prøvd oss litt frem med ulike måter i Teams, og landet relativt raskt på en ganske velfungerende praksis med faste møtepunkter på video, kanaloppdateringer, ad hoc-chatter og plannere.

I løpet av pandemien har Smith-Solevåg sett hvordan pandemien har bidratt til å redusere avstanden i hverdagen med flere tekniske muligheter.

– For oss har det i hvert fall ikke tidligere vært naturlig å «hente inn» folk fra hele landet, eller for den saks skyld fra Europa i Teams-møter og webinarer.

For kommunikasjonsavdelingen har det vært viktig med flere faste møtepunkter, uten at dette blir dødtidsmøter.

– Jeg tror internkommunikasjonen må bli mer strukturert. Vi må unngå at folk føler seg underinformert og nedlesset av informasjon på samme tid, sier Smith-Solevåg

Språkvask

I Bergen kommune er kommunikasjonen todelt via kommunens intranett, og linjen fra leder til hver enkelt ansatt.

– Et tiltak for å nå alle via intranettet vårt, er at vi har gjort det tilgjengelig for alle, også utenfor kommunens nettverk og via mobiltelefon. Videre er kommunikasjon definert som et lederansvar, slik at lederne informerer via medarbeidersamlinger, e-post og teams, sier kommunikasjonsdirektør Eva Hille.

En annen utfordring er mengden informasjon de ansatte skal forholde seg til.

– Vi jobber mye med å rydde i mengden, for å kun få frem det aller viktigste. Vi prøver å unngå vanskelige ord, lange setninger og unødvendig informasjon som bare skaper støy.

Det er viktig for Hille at ansatte får viktig informasjon om saker som berører deres arbeidshverdag, før de leser om det i media.

God effekt med Yammer

Senior Communication Manager Joachim Gresslien i Orkla, påpeker at informasjonstrøtthet er noe man må være oppmerksom på i dagens samfunn.

– Det er så mange kanaler, budskap og meldinger vi må forholde oss til, og for noen kan det virke overveldende. Da handler det om å lære medarbeiderne opp i hvordan de kan bruke verktøyene slik at de selv sitter på kontrollen.

Kommunikasjonssystemet i Orkla strekker seg over 23 land, noe som betyr at de må dekke mange behov.

– Kultur- og språkforskjeller gjør det hele enda mer komplekst. Vår tilnærming har likevel alltid vært å tilpasse kommunikasjonen og systemene vi bruker til de ansattes behov.

Yammer har blitt relansert som intern kommunikasjonskanal for hele Orkla. Gresslien forteller at dette var et tiltak for å redusere terskelen for ansatte til å komme med tilbakemeldinger.

– Vi tror dette vil skape et sterkere fellesskap, mer engasjement og motivasjon blant de ansatte. Og så langt ser dette ut til å fungere. Aktiviteten på Yammer doblet seg over natten og vi ser at de ansatte får med seg mer av innholdet vi produserer.

Ny strategi

Kommunikasjonsfunksjonen i Trondheim kommune er i en omstillingsfase, og en ny kommunikasjonsstrategi lages nå.

– Vi er nå i planleggingsfasen, og det venter et omfattende kartleggings- og analysearbeid som forhåpentligvis gir oss et godt faktagrunnlag. Vi er en enorm organisasjon i norsk målestokk, og utfordringene gjenspeiler dette, sier strategisk kommunikasjonsrådgiver i kommunedirektørens fagstab Robin Sharma.

Med godt forarbeid håper kommunen å forbedre både intern- og eksternkommunikasjon.

– Jeg tror det er viktig hvordan vi kommuniserer budskapet vårt. Det å være presis, klar og enkel i språket og det visuelle, fremfor å imponere, er viktig.

Filmer med mobilkamera

Konsernledelsen i Storebrand har sin egen Yammer-kanal der de deler siste nytt, gjerne ved å filme seg selv med mobilkamera.

– Vi vet at mange flere nå får med seg siste nytt fra konsernledelsen, sammenliknet med vårt tidligere tradisjonelle intranett. Vi opplever at dette har bidratt til mer dialog og engasjement internt, sier kommunikasjonsdirektør Margrethe Assev.

Under pandemien har internkommunikasjonen flyttet seg over til digitale flater. Da er det blitt enda viktigere med jevnlig dialog mellom ledelsen og medarbeidere.

– Under pandemien så vi derfor behov for å gjennomføre hyppigere digitale fellesmøter. Vi arrangerer flere digitale allmøter, og opplever at ledelsen er mer synlig og tilgjengelig.

Yammer har endret internkommunikasjonen fra en mer formell tone, til mer dialog-basert for Storebrands medarbeidere.

Mener norske bedrifter bruker Linkedin helt feil: Mener de få som har skjønt det får enorme resultater fordi alt det andre er så dårlig