Hvordan skape trygghet på video? Her er 5 tips

Først: Hva er psykologisk trygghet og hvorfor er det så viktig?

Psykologisk trygghet handler om å føle seg trygg på de menneskene du har rundt deg. Det er vel lite som føles bedre enn når du tør å være deg selv. I en prosjektgruppe har vi oppnådd psykologisk trygghet når alle føler seg akseptert og respektert, og når alle i gruppa har en felles oppfatning om at dette er et trygt sted å uttrykke sin mening eller påpeke aspekter ved en løsning de mener kan forbedres, uten å være redd for at det får negative konsekvenser.

Det å ha en slik trygghet er ikke bare viktig for at folk skal ha det bra og trives, men også for at vi skal kunne produsere best mulig arbeid. Når folk er trygge og tør å komme med tanker og idéer som er litt uraffinerte, kan vi arbeide raskere ved å spille på hverandres tanker. Ofte kan en litt uferdig tanke eller en «dårlig» idé gi en annen i prosjektgruppa en ny tanke, og vi ender opp med å tenke bredere enn hva vi hadde gjort ellers.

For å skape best mulig løsninger, er det også viktig at folk tør å komme med konstruktiv kritikk og innspill for å gjøre andres arbeid enda bedre. Med psykologisk trygghet i prosjektgruppa, vil slik konstruktiv kritikk være lettere å både gi og ta imot.

Men, hvorfor er dette så vanskelig å få til på video?

Psykologisk trygghet kan være vanskelig å få til i utgangspunktet, men nå som alt må foregå gjennom videomøter, er det enda mer krevende. Avstanden blir større, og det er vanskeligere å bli godt kjent. Vi går gjerne rett på sak og gyver løs på agendaen, og tar oss knapt nok tid til å si hei. Smalltalk blir ofte borte, og konsekvensen kan være at du knapt nok vet hvem du sitter og jobber med.

Hvordan skal du da klare å føle deg trygg på menneskene du ser i disse små firkantene på skjermen din? Og når det i tillegg er umulig å lese kroppsspråket til de andre i videomøtet, får du heller ikke disse ofte underbevisste tilbakemeldingene fra de andre i møtet på om de er enig eller uenig i det du sier. Du får heller ikke den samme støtten av dine kollegaer i form av blikkontakt, små nikk eller smil. Konsekvensen er i verste fall at du føler deg isolert og mer usikker enn til vanlig.

1. Ta dere tid til litt smalltalk også i videomøter

I videomøter går vi gjerne rett på sak, men ta dere litt tid til å bli bedre kjent med hverandre også. Smalltalk bygger relasjoner, og er derfor en viktig del av det å føle seg trygg på hverandre. Det kan ofte være lurt å f.eks planlegge smalltalken på forhånd. Hva vet du om de som skal delta i møtet? “Du jobbet i Schibsted før, hvordan var det?”

Det kan også være lurt å ta en runde og la alle sammen for eksempel fortelle...

• …en funfact
• …om noe du ikke fikk til en gang
• …om noe dumt du gjorde en gang
• …hvilken bok du leste sist

2. Snakk om det å snakke om…

I begynnelsen av et prosjekt er det være veldig lurt å ta et steg tilbake å snakke om det å snakke om. For det første er det viktig å bli enige om i prosjektgruppa at her er det trygt og ønskelig at alle sier det de mener, og at ingen vil dømme deg. Videre burde vi snakke om hvordan vi vil at samarbeidet i prosjektgruppa skal være. Hvordan skal vi få til dette? Hvilke verktøy skal vi bruke for å samarbeide bra digitalt? Kan alle i gruppa disse verktøyene, eller må vi ha en liten onboarding?

For oss i Netlife som jobber som konsulenter, er det også veldig lurt å snakke litt om delingskultur med kundene våre. Hvordan er det hos dere? Har dere kultur for å dele, gi konstruktiv kritikk, snakke direkte osv.? Når man vet dette, er det også lettere å vite hvordan man kan lykkes med forankring oppover i bedriften, uten å tråkke noen på tærne og bli satt i en ubehagelig situasjon. Det gir trygghet.

Når alle i prosjektgruppa vet hva de kan forvente av samarbeidet, er det lettere å føle seg trygg. Eventuelle misforståelser om riggingen av prosjektet kan bli oppklart tidlig. Det gir også en samtale å referere tilbake til, dersom man føler at prosjektet ikke foregår helt slik som man hadde blitt enige om eller forventet.

3. Del opp i mindre grupper og jobb med en bestemt oppgave

Dersom det er mange i et arbeidsmøte, kan det være lurt å dele opp i mindre grupper som jobber sammen på en bestemt oppgave. Dette gir større trygghet til å teste sine tanker og ideer på hverandre. Når vi har tenkt litt sammen i grupper, kan en fra hver gruppe presentere til resten. Det er lettere og føles mindre sårbart å presentere noe som en gruppe har tenkt ut, enn å dele sine uprøvde tanker direkte med hele gruppa.

4. Skjul din egen video så du ikke ser den selv

Det å se seg selv på video i et møte kan gjøre deg mer usikker på deg selv og redusere følelsen av psykologisk trygghet. I et fysisk møte sitter vi jo tross alt ikke og ser på oss selv. Om det er mulig, er det derfor lurt å skjule sin egen video for seg selv, eller reposisjonere sin egen video til et sted på skjermen der den er litt mindre i blikkfanget.

For å skape en psykologisk trygghet er det også godt å se de man snakker til. Selv om det man får med seg av kroppsspråk er redusert over video, er litt bedre enn ingenting. Om du f.eks skal presentere noe til de andre i møtet, kan det være lurt å finne en løsning der du fortsatt kan se de andre gruppemedlemmene. Om videoløsningen du bruker ikke støtter dette, kan man være kreativ å f.eks gå inn i møtet på mobil eller nettbrett (uten video og med mutet lyd). Av og til kan det også fungere om man presenterer lysbildeserie i vindu i Keynote eller bruker “Presenter view” i Google slides.

5. Er du leder? Vis sårbarhet og la andre snakke først

Ledere er også bare folk. Vis at du som leder også kan være usikker og at det er greit å ikke vite. Dette signaliserer at det er helt ok, og senker terskelen for at andre stiller spørsmål og uttrykker at de ikke vet! Det kan også være lurt at du hører med de andre hva de tenker og mener før du som leder sier din mening. Da tør gjerne folk å si mer.

Da jeg tok opp dette temaet på jobb, var engasjementet stort og mange kjente seg igjen i usikkerheten videomøter kan skape. Jeg tror ikke at psykologisk trygghet er noe som kommer av seg selv, i hvert fall ikke for alle. Det skapes nok over tid. Ved å være bevisst på utfordringene knyttet til temaet, vil nok tiden kunne kortes ned betraktelig, og man vil raskere oppnå et godt og psykologisk trygt samarbeid i prosjektgruppa. Kanskje kan vi også lære av disse erfaringene vi har gjort oss digitalt og ta med oss inn i fysiske møter i fremtiden?