Disse tre målene har Oslo kommune satt seg med sin internkommunikasjon

Tirsdag fortalte kommunikasjonsrådgiver Eirik Jagmann ved Byrådslederens kontor i Oslo kommune om hvordan de har brukt Workplace både før, og under pandemien.

Denne presentasjonen ble vist på Kommunikasjonsforeningens digitale fagseminar som holdes over tre dager denne uken.

Oslo Kommune har over 50.000 ansatte. Jagmann forteller hvordan kommunen har forsøkt å kommunisere intern på en god måte, hvordan de har benyttet Workplace som verktøy- og hvilke utfordringer de har møtt på.

Tre hovedmål

I presentasjonen forteller Jagmann hvordan de har jobbet med kanalen - både før og under korona - hva som har fungert og hvor har de møtt på utfordringer .

Workplace er utviklet av Facebook, og er en verktøy sted der man kan samle ansatte. I kanalen kan man blant annet gi oppdateringer og informasjon, deles inn i grupper, chatte og søke.

Kommunen definerte tre mål for hva de ønsker å oppnå ved å benytte seg av Workplace.

Først og fremst ønsket de å bygge felles identitet og kultur blant de ansatte i kommunen. Mål nummer to var å dele kunnskap på tvers av enheter og virksomheter. I tillegg ønsker de at de ansatte skulle få en enklere og mer effektiv arbeidshverdag.

– Før Workplace var det lite dialog og informasjonutveksling på tvers av virksomhetene i kommune. Det ønsker vi å gjøre noe med, sa Jagmann i presentasjonen.

Han forteller at mål nummer tre er det han kategoriserer som det «viktigste» målet.

- Dersom du ikke klarer å skape en kanal som folk vil ha nytte av, vil de ikke ta den i bruk. De færreste ønsker bruke noe nytt med mindre man ser noe verdi av det for seg selv, forklarer han.

Hente ut gode synergier

Han reflekterer rundt hvorfor Workplace er blitt så populært blant de ansatte i kommunen.

De fleste i Oslo Kommune jobber ikke foran pc-en, og dermed er det nyttig med et verktøy som er «lett å bruke på farten».

Jagmann forteller at Workpalce er lett å ta i bruk, og at det heller ikke kreves mye opplæring.

Han forteller videre at flere av de ansatte har oppdaget andre relevante prosjekter og prosesser de ikke kjente til fra før av.

– Da har man kunnet koble disse sammen og enkelt hente ut gode synergier, sier han og forteller at de ansatte kan bruke kanalen til å diskutere fag.

Blant annet kommer han med et eksempel om at dersom man er eneste HR-arbeider i en virksomhet, kan man enkelt kontakte andre som jobber med samme fag i andre avdelinger dersom man lurer på noe.

– Med Workpalce fant de ansatte nye måter å effektivisere arbeidsdagen sin på, forteller Jagmann.

De ansatte bidrar

Han forteller at kommunen var godt forberedt til krisen og at de hadde pandemiplaner som ble rullet ut, men at de fleste av deres krisekommunikasjonsplaner stort sett var basert på hendelser som sa «bang» og var akutte.

– Da korona kom brukte vi kanalen til å kommunisere ut status til alle de ansatte, forteller han og fortsetter:

- Det å ha et type verktøy som gjør at du kan massekommunisere til alle ansatte samtidig har vært veldig verdifullt. Hadde vi ikke hatt dette verktøyet hadde vi alle sittet på hver vår øy da vi måtte dra på hjemmekontor den 12.mars, sier han.

Han forteller at de nå under «den andre bølgen» har brukt kanalen til å rekruttere arbeidere for å hjelpe til med testing og smittesporing.

Kanalen har også hjulpet kommunen med å enkelt kunne henvende seg til de ansatte når de har trengt hjelp til oversetting av ulik informasjon.

Oslo kommune har flere ganger i løpet av krisen sendt ut tekstmeldinger til mennesker som befinner seg i kommunen, og da beskjedene har trengt å språklig kvalitetssikres, kan kommunen legge teksten ut på Workplace og de ansatte kan bidra med å godkjenne at oversettelsen er korrekt.

– Kompetansen er enorm. Nå har vi en gruppe med rundt 150 mennesker som snakker 30 ulike språk og dermed så får vi innspill til endringer eller en «tommel opp» på forslagene vi deler, sier en fornøyd Jagmann.

Lederne må med

– Internkommunikasjon til 50.000 ansatte må regnes som offentlige informasjon, sier Jagmann og forklarer at de må orientere de ansatte parallellt med når den eksterne informasjonen slippes.

– På grunn av tidspress er ofte ikke informasjonen klar før sekundet det slippes eksternt, sier han og legger til at man i noen tilfeller derfor, som ansatt, kan ende opp med å få informasjonen litt tregere.

– Det er uheldig, sier han.

Til slutt legger han til én erfaring som står seg tydelig ut.

– Dersom dere skal implementere er ny kanal er den aller viktigste enkeltfaktoren at lederne er med. De stedene hvor vi ser at leder går foran og viser vei, og hvordan kultur og takt og tone man skal ha i kanalen -de stedene er implementeringen helt annen, sier han.

Fra publikum er det en som stiller spørsmålet om Workplace er en kanal å bruke dersom man er en liten organisasjon med 20 til 30 ansatte.

Til det svarer Jagmann at han tror at dette er en kanal som kanskje er best egnet for større organisasjoner.

– 20-30 er kanskje litt lite, for i Workplace har du mulighet til å deles opp i grupper, sier han og utdyper at han selv blant annet er med i en egen kommunikasjonsgruppe og en gruppe for avdelingen han selv jobber i.

– Informasjonen jeg mottar er stort sett relevant. Hvis jeg opplever at innholdet i kanalen er relevant, gir kanalen meg verdi. Dersom alt går i samme haug, mister det verdi og havner i «støy-kategorien». Om alle i virksomheten jobber med det samme vil jeg kanskje heller brukt en Facebook-gruppe eller et annet verktøy, svarer han.