Røsker opp i byråkratspråket
Det er blitt ulovlig for saksbehandlere å skrive til innbyggerne på en så krøkkete måte at mottakeren ikke forstår det. Språkloven kan gi Inger Margrethe Hvenekilde Seim flere kolleger.
– Det er nesten alarmerende at ikke flere offentlige virksomheter ansetter klarspråkkonsulenter, sier Inger Margrethe Hvenekilde Seim.
Hun er en av få i Norge med stillingstittel «fagansvarlig for klarspråk», og hun tror språkloven som kom i 2022 kan få flere virksomheter til å opprette slike stillinger.
I loven heter det at «offentlege organ skal kommunisere på eit klart og korrekt språk som er tilpassa målgruppa».
Tårer og tenners gnissel
Klart språk har fått økt oppmerksomhet og fotfeste de siste årene, og flere og flere virksomheter har prioritert å forbedre både tekster og skrivekultur. Da Plan- og bygningsetaten i Oslo kommune ansatte Hvenekilde Seim i 2018, hadde de allerede hatt et klarspråkprosjekt gående i fire år.
– Jeg er glad for at det i forkant var gjort en jobb for å øke klarspråkbevisstheten blant de ansatte. Forgjengeren min fortalte hvordan det var å starte med blanke ark. Hun fikk en stri tørn som tidvis endte i tårer og tenners gnissel, sier konsulenten.
Det var nemlig ikke en enkel sak å få over fem hundre ansatte til å endre skrivestilen sin.
For mange byråkrater var det uhørt å starte et søknadssvar med ordene «du får lov til å bygge den garasjen du ønsker deg», i stedet for å innlede med referanser til tidligere korrespondanse og paragrafer i lovverket.
– I dag skjønner folk at det har noe for seg å skrive enklere, gå bort fra det interne stammespråket, bruke aktive setninger og rett og slett skrive så folk forstår. I vår etat har vi blant annet skrevet om flere hundre standardbrev for å gjøre dem mer lettfattelige, påpeker Inger Margrethe Hvenekilde Seim.
Hvenekilde Seim understreker at klarspråkarbeid er modningsarbeid.
Det holder ikke bare med et tiltak eller to og tro at man da har «innført» klart språk i en virksomhet. Klarspråk skal være fremme i bevisstheten når etaten utarbeider nye maler, og når man starter med små eller store prosjekter.
Kunngjøringstekster, går alltid innom hennes kritiske klarspråkblikk, og nyansatte får kurs i å skrive brukerorientert. Dessuten tilbys både medarbeidere og ledere ulike typer skrivekurs.
Språkdrypp og quiz
I tillegg til formelle rutiner har klarspråkfantasten også en del andre mer uformelle tiltak som bidrar til å holde etatens ansatte språkbevisste. På Workplace har hun i tre år skrevet «Ukens språkdrypp», der hun enten behandler et språktema eller svarer på spørsmål fra ansatte.
– Jeg er ganske fornøyd med det tiltaket, for det er en lettfordøyelig spalte med enkle små tema som krever lite av leseren. Eksemplene jeg bruker, er reelle, men jeg sørger selvsagt for å ikke henge ut noen, forklarer konsulenten.
Med jevne mellomrom arrangerer hun også digitale språkquizer (kahooter) der deltakerne har få sekunder på å velge riktig svar ved hjelp av telefonen.
– Dette er også populært ettersom det er premier å vinne, smiler hun.
Belønnet med pris
I 2018 fikk Plan- og bygningsetaten i Oslo kommune en klarspråkspris for å ha jobbet lenge og systematisk med temaet, og for å ha forankret klarspråksatsingen blant de ansatte.
Foruten heder i form av pris har klarspråksatsingen også båret ganske tydelige frukter i den praktiske hverdagen.
– Lederen for kundesenteret fortalte at de tidligere pleide å få flere henvendelser daglig fra brukere som ikke skjønte skriftlige vedtak de hadde fått fra etaten. Denne typen henvendelser kommer mye sjeldnere nå, forteller konsulenten.
27. mars deler kommunal- og distriktsminister Sigbjørn Gjelsvik ut klarspråksprisene for fjorårets innsats. Prisene skal påskjønne godt, klart og brukervennlig språk i offentlig sektor.
Arrangør er KS, Språkrådet og Digitaliseringsdirektoratet
