Zynk skjønte alvoret av koronakrisen tidlig:
– Ekstremt viktig å ligge i forkant

Zynk er spesialister på leder- og endringskommunikasjon, samfunns- og myndighetsdialog og kriseberedskap, noe som kan komme godt med i en global krise.

Partner Claus Sonberg i Zynk forteller at de tett fulgte utviklingen i Kina, og da pandemien begynte å spre seg til Europa, skjønte de raskt at det ville bli viktig med beredskap også i Norge.

Allerede 27.februar, 14 dager før Norge stengte ned, var Zynk på banen og tok kontakt med Folkehelseinstituttet på for å tilby deres ekspertise. Dette var riktignok et samarbeid FHI takket nei til.

Permanent beredskap siden mars

- Når skjønte dere at dette var alvor og her kan det være et stort behov for kommunikasjonshjelp?

– I en krise er det viktig å være tidlige ute, skjønne alvoret og tenke «i verste fall scenario». Det er ekstremt viktig å ligge i forkant for å gjøre to ting. Det ene er å innføre tiltak for å redusere skaden og risiko - og det andre er for å være forberedt dersom krisen likevel inntreffer. Det var grunnen til at vi tidlig tok kontakt, forteller Zynk-partneren.

– Dere har spesialisert dere på kriseledelse og håndtering. Hvordan har denne krisen skilt seg ut fra andre kriser dere har jobbet med?

– Vi er vel på niende måneden denne uken, og jeg kan ikke huske å ha vært i permanent beredskap over så lang tid. Denne krisen skiller seg ut ved å være så langvarig. Med pandemien fikk vi et lite pusterom i sommer, ellers har vært i permanent beredskap siden midten av mars.

Han beskriver pandemien som «mer altomfattende enn andre kriser».

–Pandemien har rammet alle på en eller annen måte. Veldig mange virksomheter har blitt rammet hardt økonomisk, og man har vært nødt til å jobbe fra hjemmekontor, i tillegg har det vært stor uro og frykt som nå begynner å går over i en «korona-fatigue».

– På en annen side gir digitale verktøy en ny måte å samhandle på, noe som har vist seg å være effektivt. Kriseledelsen har foregått på Teams eller andre digitale plattformer, som gjør det enklere å strukturere møtene og lettere å involvere flere mennesker i en beredskapsgruppe.

Sonberg tror denne tiden kan føre til en permanent endring i tenkningen rundt beredskapsgrupper.

– Normalt vil man anbefale å holde beredskapsgruppene så små som mulig, men i denne tiden har flere av våre kunder hatt større grupper enn man ellers pleier ha. Det er fordi man har involvert bedriftslege, verneombud og hovedtillitsvalgt - ressurser som kanskje vanligvis ikke ville vært i gruppen, sier han.

Mindre tradisjonelt kommunikasjonsarbeid

I en e-post korrespondanse mellom Zynk og FHI skrev byrået at de kunne tilby blant annet «medietrening av talspersoner, budskapsutvikling og mediehåndtering».

– Hvilket av disse punktene har dere brukt mest tid på i arbeidet?

– Vi brukte veldig lite på de punktene. Alt har handlet om smittevern og hvordan du leder og håndterer fjernledelse. Noen av kundene våre har vært og er i ekstremt krevende situasjoner. Den type ting er komplekse, men som et ledd i det er en del av rådgivningen hvordan man kan informere media, myndigheter og lokalsamfunn. Det handler mer om sånne ting en tradisjonelt kommunikasjonsarbeid.

– Hva har vært mest utfordrende?

– I første fase handlet alt om smittevern og mye om fjernledelse. Det å gjøre mellomlederne i stand til å lede og følge opp sine ansatte når de ikke var på kontoret. Alle lærte seg Teams over natten, og det er en helt annen måte å jobbe på.

– Etter sommeren har det handlet om aksept og det å opprettholde situasjonen. For mange har det vært krevende å motivere og forklare medarbeidere at det var nødvendig å stramme inn igjen. Det måtte en nedstengning til før de forsto at dette er alvor.

Den ytre fienden

– Hva står igjen som det viktigste læringspunktet foreløpig?

– Vi har gjort en håndfull store evalueringer av kundene. Gjennomgående opplever vi at man har klart å håndtert krisen, selv om man ikke hadde planer for akkurat denne typen krise. Det å ha trent for andre typer kriser, hjelper å håndtere denne typen kriser, sier han og legger til:

– Gjennomgående har vi også sett at mange har mye å gå på når det gjelder struktur på møtene, følge en fast agenda og metodikk. Det begynner nå å innarbeides.

I tillegg nevner Sonberg at det er viktig å holde «garden» oppe når det kan komme parallelle kriser, særlig nå som bruken av det digitale har økt faren for cyberangrep.

– Den nye hverdagen er det få som har planlagt og øvd på. Likevel, på den positive siden, noe som skiller denne krisen fra andre er at det er en ytre fiende som rammer oss og alle. Her er alle sammen mobilisert mot den ytre fienden, og det er enklere å håndtere, sier Sonberg.

– Overgår alt

Zynk hadde i 2019 en omsetning på 58.7 millioner kroner og en byråinntekt på 49. 7 millioner kroner. Fjoråret endte dermed på et resultat før skatt på litt over 20 millioner kroner.

De to siste årene har byrået operert med en driftsmargin på over 30 prosent.

Dette «kriseåret» har slett ikke vært en krise for Zynk økonomisk sett.

– Vi har økt både omsetningen og resultatet. Det er ikke bare fordi vi har en tydelig posisjon og erfaring med lederkommunikasjon, det handler om at vi er gode på og kjent for endringsledelse. I tillegg har vi god erfaring med samfunns- og myndighetskontakt og har hjulpet kunder med ulike krisepakker. Sånn sett har vi vært godt posisjonert for ikke bare krisen, men også konsekvensene av krisen, sier han.

– Så må jeg legge til at jeg er imponert over hvordan vi klarte oss gjennom dette. Vi snudde raskt og klarte å være både innovative og kreative. Jeg vil med hånden på hjertet si at vi har gjort mye bra i løpet av disse ti årene, men hvordan teamet har arbeidet det siste halvåret overgår alt, avslutter Zynk-partneren.

Rettelse: I den første versjonen av denne saken kom det ikke frem at Folkehelseinstituttet takket nei til tilbudet fra Zynk. FHI har altså ikke fått hjelp av Zynk til kommunikasjonsarbeidet under koronakrisen.