Da pandemien kom innså sykehuset at de måtte ta grep:–Vi fjernet mellomleddene som ofte har gjort at kommunikasjon ikke fungerer og informasjon har stoppet opp
– Vi som jobber med kommunikasjon i sykehus har virkelig fått kjenne trykket, og erfart hvor viktig informasjon og kommunikasjon er under en pandemi.
Publisert
Sist oppdatert
Denne artikkelen er over to år gammel.
Det er ett år siden en hel verden stod ovenfor en ny og ukjent situasjon. Med et helt land i lockdown, bedrifter med hjemmekontor og nedstengte sykehus var det klart at en måtte finne nye måter å spre informasjon og kommunisere på.
Universitetssykehuset i Nord-Norge var intet unntak, og måtte ta noen bestemte grep skulle de klare å nå ut til alle ansatte med viktig og avgjørende informasjon. Hilde Annie Pettersen Kvalvik forteller til KOM24 at hun, som resten av landet, ikke var forberedt på hvor omfattende pandemien skulle bli. Ikke minst hvor viktig det ble å kommunisere oppdatert informasjon ut til befolkning og særlig til egne ansatte som opplevde en hverdag som brått ble snudd.
- Etter ett år med pandemi har vi fått en del erfaringer. Vi så at våre ansatte hadde voldsomt behov for informasjon om hvordan de skulle forholde seg til alt fra smittevernregler, reising og alt som oppsto da samfunnet stengte ned, sier Kvalvik.
Derfor tok kommunikasjonsstaben på universitetssykehuset noen viktige grep. Etter å ha sett at flere av deres ansatte, praksisstudenter og innleid personell ikke hadde god nok tilgang på intranett, ble ett av tiltakene å bygge opp en sterkere, mer innholdsrik nettside som ble rette mot en større målgruppe.
- Flere måtte på hjemmekontor, og noe helsepersonell dro mellom forskjellige helseforetak i nord. Samtidig kommer flere av våre fagfolk utenfra og er innleid personell og vikarer fra andre land, som gjorde at de ikke hadde tilgang på intranett.
Film med viktig kunnskap
Nettsiden ble deres viktigste kommunikasjonskanal. Kanalen er rettet mot mange viktige målgrupper som pasienter, pårørende, studenter og kommuner. Den er også godt egnet for å henvise til informasjon fra Folkehelseinstituttet (FHI), eieren i Helse Nord og andre aktører. Kvalvik forteller videre at et annet grep som ble gjort var å effektivisere og visualisere kunnskapsformidling.
- Vi erfarte at bruk av film og video ble et avgjørende kommunikasjonsgrep både i opplæring av personell og budskapsformidling fra toppledelsen direkte til ansatte. Et eksempel er pandemiledelsen som etterspurte en film med informasjon om hvordan personellet skal kle seg riktig under mottakelsen av covid-pasienter.
Filmene har blitt et viktig læringsmiddel for ansatte ved universitetssykehuset i Nord-Norge, og er godt brukt av hele organisasjonen. Det viktigste var at fagfolk lærer av fagfolk. Aktørene i filmen om påkledning var helsepersonell fra smittevernssenteret, som sørget for at filmen hadde riktig informasjon.
- Vi måtte lage noen av filmene flere ganger, fordi det kunne være små detaljer som ikke var rett. Da måtte vi gjøre det om igjen, vi jobbet for at kunnskapen skulle være korrekt.
- Filmene ble også lagt ut på det eksterne sidene, så kommunene i fylket også kunne benytte seg av dem. Flere tilegner seg opplæring ved å se en rask film, enn at en smittevernslege skulle springe rundt på sykehuset å lære opp de forskjellige avdelingene. I tillegg tror jeg at vi sikrer oss at kunnskapen som læres bort blir helt korrekt gjennom visuelle virkemidler.
Fra ledd til ledd
Selv om mange hadde ønsket at pandemien skulle være borte etter ett år, er det ikke en realitet. Derfor er det viktig for Kvalvik å se på hvilke kommunikasjonsgrep som har fungert for tiden framover.
Blant annet ser hun at kriseinformasjon gjennom mail og SMS har fungert godt under koronakrisen. Derimot tror hun ikke det vil ha samme gode effekt når de er tilbake til det normale.
Kvalvik ser ikke for seg at den direkte kontakten mellom toppledelsen og ansatte i form av utsending av SMS og mail blir med videre inn i det normale. Likevel håper hun at kvaliteten på informasjonen og den direkte kommunikasjonen kan jobbes videre med.
- Vi tok i bruk SMS til ansatte når det hastet å få ut informasjon, og mail når det var mye informasjon som krevde forklaring og utdyping. Jeg tror mail har en annen verdi under pandemien. I en normal hverdag ville det ikke blitt lest.
I en tid før korona villa informasjonen og kunnskapen blitt formidlet via flere ledd, fra toppledelse gjennom flere mellomledd til de ansatte på gulvet. Direktekommunikasjon har hatt stor verdi for organisasjonen.
- Det endret seg helt da pandemien kom. Vi fjernet mellomleddene som ofte har gjort at kommunikasjon ikke fungerer og informasjon har stoppet opp. Kunnskapen vi sitter igjen med er at det fungerte. Direktekommunikasjon gjorde at den enkelte ansatte fikk med seg mye mer.
Endret hverdag
- Statistikken viser at trafikken på nettsiden vår økte noe voldsomt. Tall fra mars til mai i 2019 sammenlignet med tall fra mars til mai i 2020 hadde nesten en fordobling i antall treff. Vi gikk fra 386 000 treff til 660 000.
En viktig erfaring de tar med seg for tiden framover er å bruke digitale verktøy i større grad enn før. Ett eksempel er filmene, men også i møtevirksomheter og pasientkonsultasjoner som har blitt mer digitale.
- Muligheten for en normal hverdag der direktøren eller toppledelsen skal kommunisere direkte til alle i sykehuset vil kanskje ikke fungere i like stor grad som det har gjort under pandemien. Men det har vist seg å være effektivt, derfor tar vi med oss erfaringen og bygger videre på den.
