Derfor måtte NRK ta et strammere grep på internkommunikasjonen

(THE HUB):- Under pandemien fikk internkommunikasjonen økt status blant ledere og ansatte og den var en forutsetning for å kunne lykkes med nyhetsproduksjonen og andre program. Der kunne vi vite hvem som kunne komme på jobb og hva gjorde vi med gjester i studio. Kommunikasjon var fast med i krisestaben og kunne melde ut små og store beskjeder, forteller Irene Elisabeth Rossland.

I NRK har de to hovedkanaler for internkommunikasjon, Workplace og det de kaller for Portalen.

– Vi liker å si at Workplace er hva skal du gjøre og hvorfor og Portalen er mer hvordan, sier Lotten Christiansen.

Kampen om folks oppmerksomhet

Sammen med Rossland jobber hun med internkommunikasjon i NRK og var mandag på Kommunikasjonsforeningens Høstmøte for å fortelle flere hundre kommunikatører fra hele landet om hvordan de jobber med internkommunikasjon og ikke minst hva de har lært etter pandemien.

En av tingene de lærte var viktigheten av å ha månedlige digitale allmøter. De bruker Workplace aktivt for å løfte fram de viktigste oppdateringene og de overordnede tingene fra ledelsen raskest mulig, mens de valgte å oppgradere Portalen og gjøre den mer brukervennlig, for der finner man de ulike retningslinjene.

NRK har nærmere 4000 ansatte og det er en rekke grupper på Workplace man kan være med i. Alle som jobber der blir automatisk medlem av seks grupper, men man kan velge å være med i flere.

Men det fører med seg en ny utfordring.

For mens man under pandemien visste hva som var den store utfordringen. Men nå er problemet kampen om oppmerksomheten og at folk får med seg den viktigste informasjonen som kommer.

Anne Lise er ny daglig leder i Kommunikasjonsforeningen

– Folk er styrt av innboksen. Behovene strømmer på fra hele organisasjonen og det er vanskelig å skille mellom hva som viktig og ikke viktig. derfor er det vår jobb å velge ut. Det førte til at vi måtte snu på hele problemstillingen, for hvilken jobb skal internkommunikasjon gjøre for NRK?, spør Christiansen.

Derfor satte de seg ned og gjorde en jobb og oppsummerte internkommunikasjon i fem hovedpunkter som de vil oppnå med internkommunikasjonen: felles mål og retning, oppdatert og informert, organisasjon og lederutvikling, enklere og bedre arbeidshverdag og samhandling på tvers

– Vi har oppsummert det i at internkommunikasjon skal bli et viktig verktøy for å få til fart og endring, sier Rossland og legger til;

Sorterer og prioriterer

– Men for å få det til må vi prioritere veldig bevisst. Det er oppsummert i; Alle i NRK skal få med seg viktig informasjon og alle skal ha en felles forståelse av mål og retning og alle medarbeidere skal føle seg som en del av det store NRK, sier hun.

Det krevde at de måtte ha mer planmessighet at internkommunikasjon måtte ta en annen rolle og ta tydelig styring.

Derfor inviterte de alle divisjoner til dialogmøter for å finne ut hva som er det viktigste hos de her og nå. Dermed kunne de sette ting i en bedre sammenheng da.

– Nå har vi laget en halvårsplan for internkommunikasjonen. Vi startet med å kartlegge behov og innhente informasjon, så må vi sortere og prioritere og vi må forankre med miljøene vi jobber samen med, sier hun.

NRKs fem råd

En ting de jobber med er å bruke de ulike kanalene i samspill og de har vurdert å etablere et nyhetsbrev for dem som ikke får med seg det som skjer på Workplace.

Men de siste års arbeid med internkommunikasjon oppsummerer Rossland og Christiansen i fem hovedpunkter:

* Lag rutiner for innhenting av informasjon

* Se etter sammenhenger og prioriter i samråd med miljøene

* Velg ut noen få satsinger og gjør det stort

* La det viktigste stå fram i flere kanaler i godt samspill

* Ikke glem at ledere er og gode kanaler

Slik fungerer Workplace hos Elkjøp