Enorm belastning for FHIs kommunikasjonsrådgivere: Jobbet 4500 timer overtid i 2020
Før pandemien fikk FHI gjerne 10-12 mediehenvendelser daglig. Så eksploderte det og nå får de opptil 120 henvendelser. Hver dag.
Publisert
Sist oppdatert
Denne artikkelen er over to år gammel.
– Travelt, intenst, lærerikt.
Slik oppsummerer Christina Lill Rolfheim-Bye, kommunikasjonsdirektør ved Folkehelseinstituttet (FHI), de siste 14 måndene.
Koronapandemien har rammet hele samfunnet, men det er få som har vært mer midt oppe i det hele enn gjengen ved FHI. Det har de fått merke på kommunikasjonsavdelingen, til gangs.
Var sliten alt til vinterferien 2020
Alt i midten av januar 2020 satte de beredskapsstab.
– Alt i februar og i mars var det veldig travle dager. Jeg kan huske jeg fikk vinterferie og fikk noen dager fri og kjente jeg hadde jobbet veldig mye, sier Rolfheim-Bye når hun ser seg tilbake.
Men fra der av skulle det bare ta av.
De måtte tidlig innføre både dobbel og trippel dekning på medievakt, sosiale medier og websider. De første ukene og månedene var det spesielt mye å gjøre på nettsidene og trafikken ble så stor at de fikk beskjed fra leverandøren at tjenestene måtte ut i skyen.
De har etterhvert bygget seg opp en tilstedeværelse på sosiale medier, men de brukte tid på det.
– Vi må være tilstede i dialogene vi inviterer til, da må vi ha kapasitet og kunnskap nok til å gjøre det, sier hun.
Siden da har de hatt en vaktliste som har to vakter hver dag på hver av de kanalene, av og til tre.
Dette har kun vært for reaktivt kommunikasjonsarbeid. Det de har satt i gang på eget initiativ, som å bygge opp temaside på nett, lage sosiale medierinnlegg og forberede og gjennomføre pressemøter, kommer i tillegg.
2021 har på ingen måte vært noe roligere for kommunikasjonsfolkene i FHI enn året før. Det var fullt trøkk fra første januar.
– Før pandemien fikk vi på en vanlig dag gjerne 10-12 mediehenvendelser, nå får vi mellom 60 og 100 per dag, sier hun.
I utgangspunktet hadde de ikke nok kommunikasjonsmedarbeidere for å ta seg av alt trøkket. Derfor har de vært nødt til å bemanne opp og ta inn folk i midlertidige stillinger, så de blant annet fikk gjennomført litt sommerferie i fjor samt til koronavaksinasjonsprogrammet og smittesporingsteamene.
En konsekvens av det er at det har gått hardt ut over kommunikasjonsoppgavene for de andre fagområdene på FHI som ikke jobber med pandemiarbeidet.
Får flere kritiske spørsmål
Hun sier spørsmålene de får inn nå er krevende å svare på en helt annen måte enn de var for ett år siden.
– Da handlet det mye om hva slags virus var dette og hvordan smitter det og hvordan skal man oppføre seg, og vi hadde lenge litt for lite kunnskap om dette, og måtte svare «men kunnskapsgrunnlaget her er tynt» oftere enn vi liker.
Rolfheim-Bye sier det er flere årsverk som leveres enn mennesker som jobber der.
Tall som KOM24 har hentet inn viser at de jobber ekstremt mye.
I 2019 ble det registrert 109 overtidstimer på de da 17 ansatte i kommunikasjonsavdelingen. I 2020 har de vært 20 ansatte og de har registrert 4500 overtidstimer. Det er 225 timer i snitt per ansatt. Totalt er det utbetalt i underkant av 3,1 millioner til avdelingens ansatte for overtid i 2020, opplyser FHI.
– Jeg er nærmest stum av beundring av hva det leveres på, pliktfølelsen er stor og det leveres mye, men jeg ser jo at folk er slitne. Det er utfordrende å lede en avdeling med så fremoverlente mennesker som skal ivaretas. Jeg kjenner på det som leder, men det er mitt ansvar at de ikke blir overarbeidet og har det ok på jobb, sier hun.
I tillegg til å ta inn vikarer har de koblet på bedriftshelsetjenesten i to omganger der en har hatt gruppesamtaler og fått luftet ut litt. Rolfheim-Bye sier at hun har har blitt strengere på overtidsbruken.
Hun innrømmer at det har vært travelt for henne selv også.
– Men det er på en måte greit. Jeg plages først og fremst av at jeg krever mye av de jeg er leder for. Det plager meg betydelig mer enn at jeg selv jobber mye. Jeg har et støtteapparat hjemme, og en mann som selv jobber med kommunikasjon, sier hun.
– Jeg sover periodevis godt
Hun sier hun har fri annenhver helg for tiden og får hentet seg inn litt da. Men hun legger ikke skjul på at det blir lange dager.
– Jeg sover periodevis godt, sier hun og anslår at hun får omtrent seks timer i sengen for tiden.
Slik situasjonen er nå mener hun det ikke er så mye de kan gjøre for å redusere arbeidsmengden. Mange av forventningene kommer utenfra. De har selv valgt å være aktivt til stede i sosiale medier.
– Vi har valgt en tilstedeværelse i sosiale medier som ikke de andre underliggende etatene til Helsedepartementet har. Vi kunne valgt det bort, men det møtes med store protester av de som jobber i SoMe. Det er viktig for oss å være der, det er jo det stedet folk kan stille oss spørsmål og få ordentlige svar, og der vi kan lytte til bekymringer, kritikk og ros fra folk flest. Det er en én til mange kanal, peker hun på.
Det er særlig Facebook og Instagram de har valgt å prioritere for å nå flest mulig med sine smittevernråd.
– Vi har en egen Insta-konto hvor vi når de unge og vi har fått mange flere følgere på den kontoen, men det er fortsatt en krevende gruppe å nå, peker hun på.
På sosiale medier er de i ferd med å oppleve mer av det som andre har opplevd før dem, falske nyheter og konspirasjonsteorier. Hvordan skal man håndtere det? Foreløpig har FHI gått for åpenhetsstrategien og valgt å la noen konspirasjonspregede påstander stå .
– Foreløpig har vi tro på at å være åpen og å forsøke å møte de gruppene er klokt. For jeg tror ikke vi klarer å overbevise de som legger ut disse tingene, men det er kanskje mange lurer på noe av det samme og kanskje vi når de når vi svarer, sier hun.
– I læreboken i risikokommunikasjon er det et par ting som må revurderes
De har og lært to helt nye ting om krisekommunikasjon i FHI. To ting som strider mot den lærdommen de vanligvis har om risikokommunikasjon
– I læreboken i risikokommunikasjon er det kanskje et par ting som må revurderes, sier hun og viser til punktet som sier at man skal gi innbyggerne god og åpen informasjon om hvilken helserisiko man møter og så la de ta beslutning selv.
– Det har skåret seg kapital. Vi har opplevd en overraskende stor forventning om forbud og påbud. Vi er overrasket over ønskene om klare påbud av så mange, der har vi lært noe vi ikke visste fra før. Også det med å vise fram usikkerhet og uenighet, som vi har gjort, det strider mot prinsippet om enhetlig kommunikasjon fra myndighetene. Vi har valgt å være åpne om det vi diskuterer, det kunne ha skåret seg, men det har vært klokt. Vi har fått ros for at vi er er åpne om usikkerhet og at man er uenige, sier hun.
Nå går heldigvis pandemien mot slutten, forhåpentligvis, men Rolfheim-Bye tror ikke de kan gå tilbake til normalen på kommunikasjonsavdelingen med det første.
– Jeg tenker at det er mange på FHI som må på en slags avvenning etter hvert og få et mer normalisert forhold til arbeidstid og mengde, og det bør skje snart for å være ærlig, sier hun.
En annen ting er hvordan de jobber og hva de jobber med.
- Når vi skal organisere arbeidet fremover, så har vi muligheter til å endre strukturer som har vært faste. Vi må se på hva vi skal gjøre mer av og hva vi skal gjøre mindre av. Hva har vi lært som vi må bli flinkere på?, sier hun.
Må beholde til 2022
De har vært nødt til å kutte i den faste bemanningen de siste årene og hun ser ikke for seg at de skal bli like mange som de en gang var igjen.
– Nei, ikke som standardbemanning, men det jeg tror er at vi må beholde de som jobber med smittesporing og koronavaksinasjonsprogrammet lenger enn 2021. Jeg håper vi får beholde de resursene, så må vi se på hele beredskapsplanen. Hvordan kan vi jobbe annerledes, hvordan bemanne raskt opp for å unngå å komme i en situasjon så vi slipper å slite oss ut, sier hun.
– Vi har lært at vi må planlegge for hva som kan komme og ikke fra det som vi har hatt.
