Hva skjer hvis vannet i Oslo blir borte? Dette er hvordan kommunen jobber med å få oppmerksomhet rundt noe «ingen bryr seg om»

– Dersom noe skulle skje med Oslos hovedvannkilde, Maridalsvannet, vil det ta rundt tre til fire timer før 90 prosent av hovedstadens befolkning er helt uten vann.

Det forteller kommunikasjonssjef Kjetil Bjørnsrud i Vann- og avløpsetaten under Kommunikasjonsforeningens arrangement, Kommunikasjonsdagene, torsdag.

Til stede var også Kathrine Sæverud Hauge, beredskapsrådgiver i Beredskapsetaten ved Oslo kommune. Sammen fortalte de om hvordan de har jobbet med den digitale fortellingen «Historien om Oslo uten vann».

– Avhengig av vann

– Vann er vår største og viktigste naturressurs. Vi er alle avhengige av vann for å overleve og samfunnet er avhengig av vann for å fungere, peker kommunikasjonssjefen på.

Han forteller at sårbarheten i Oslos vannforsyning er stor. Oslo kommune jobber hele tiden med en rekke tiltak for å redusere sårbarheten. Det gjelder et omfattende arbeid med beredskapsplanlegging og risikoreduksjon som involverer alle kommunens etater og virksomheter.

I løpet av de siste 150 årene som Maridalsvannet har vært en vannkilde for Oslo, så har vi aldri mistet vannet.

– Men fordi vi har én vannkilde, og et vannbadingsanlegg, vil sårbarheten være stor inntil Oslos nye reserveanlegg står klart ved Huseby i 2028.

Med historiefortelling som virkemiddel har kommune arbeidet med å kommunisere sårbarhet og risiko til myndigheter og interne interessenter i Oslo kommune.

–Det minner kanskje litt om konsekvensene vi ser av pandemien i dag, og hadde du hørt meg stå her og fortelle om konsekvensene av en pandemi i 2019, så hadde du kanskje tenkt at dette er litt overveldende. «Disse beredskapsfolka de drar jo litt på». Det er veldig krevende å gå rundt og forholde seg til at noe sånt kan skje, sier Hauge.

Og det er nettopp den reaksjonen de ofte har møtt på når de har snakket om risiko for bortfall av vann i Oslo.

– Uansett hvem som hører på, enten det er statlige ansatte, kommunalt ansatte, politikere, journalister eller den gjengse innbygger, så er det klare likhetstrekk i den umiddelbare magefølelse-reaksjonen en får.

Internkommunikasjon

Hun forteller at det ofte starter med at man oppfatter det hele som usannsynlig. Etter at de har forklart hva som er årsaken til den risikovurderingen som er gjort, er det for mange vanskelig å avfeie det.

Så er det mange som forstår at her finnes det ingen magisk eller lettvint løsning helt uten videre. Da kommer en fort til den siste reaksjonen: en følelse av avmakt.

– Spørsmålet som vi i kommunen satt igjen med etter å ha snakket mye om dette og blitt møtt med disse reaksjonene er: hvordan kan vi formidle denne kunnskapen på en måte som gjør at folk forstår det, tar det på alvor, forstår konsekvensene for seg selv og finner sitt eget handlingsrom i det?

«Historien om Oslo uten vann» har vært viktig i arbeidet med å sette fokus på dette temaet. Historiefortelling har vært et viktig virkemiddel i internkommunikasjon, viktig i arbeidet for å skape felles forståelse og for å kunne formidle fagstoff på en enkel måte.

– Innholdet i historien om Oslo uten vann ville normalt kanskje vært en litt tørr, kjedelig byråkratisk rapport. Den ville vært veldig lang og omfangsrik, den ville ha beskrevet scenarioer på et tørt og korrekt språk. Det ville tatt lang tid å lese det, vært litt vanskelig tilgjengelig. Mange som burde ha lest den, ville kanskje ikke ha lest den ferdig engang eller forstått den, sier Bjørnsrud.

Nå har de laget en mer lettfattelig historie om Oslo uten vann. Rapporten er først og fremst ment som et verktøy for internkommunikasjon.

– Og innholdet i denne historien den kommer fra virksomhetene i kommunen. Det er etatene og bydelene selv som har fortalt oss hva slags konsekvenser et slikt scenario vil få for dem, tjenestene deres og hvilke tiltak de må sette inn, sier Hauge.

Ved å sette dette sammen til en historie hadde de tre klare mål. Det første var at leseren uansett fagbakgrunn skulle forstå konsekvensene, hvordan dette henger sammen, kunne se hvordan en selv blir påvirket og hvordan andre blir påvirket.

Mål nummer to er at det er behov for et felles grunnlag for beredskapsplanlegging på tvers av virksomheter - alt fra bydel og sykehjem til renovasjon og byplanlegging.

Det siste er at dersom Oslo opplever et bortfall av vann før ny vannforsyning er på plass, så er det langt fra sikkert at det er de som i dag som sitter å fordyper seg i dette scenarioet, er de samme som er på jobb den dagen og skal gå i gang med håndteringen.

– Vi hadde behov for et verktøy som gjør at de som er på jobb den dagen, på en rask måte, kan sette seg inn i kompleksiteten av det som skjer og kunne sette i gang egne tiltak.

– Ved å bruke en visuell historie mener vi at vi får til det på en god måte, sier beredskapsrådgiveren.

81 prosent er ikke bekymret

– En stor del av kommunikasjonsabeidet vårt handler om innsikt og evaluering. I forbindelse med dette arbeidet så gjorde vi en undersøkelse der vi spurte folk om de var bekymret for at vannet skulle bli borte, forklarer Bjørnsrud.

Av Oslos befolkning var det 81 prosent som svarte nei.

– Når folk ikke tror på noe, vil de heller ikke forberede seg til det.

Oslo har utredet behov for en reservevannforsyning i 60 år. Vann- og avløpsetaten har vært ute og pekt på risiko og sårbarhet, og bedt om at politikere tar beslutninger som reduserer den sårbarheten.

– Det har ikke manglet på dokumentasjon. Dette har fagfolk visst lenge. Men det er også ført nå, 60 år etter, etter modige og fremtidsrettet valg fra sittende byråd og -styre som har fattet vedtak som gjør det mulig å redusere sårbarheten i Oslos vannforsyning, sier Bjørnsrud.

Han forteller videre at behovet for å virkelig nå frem har vært viktig og bakgrunnen for at beredskapsetaten og vann- og avløpsetaten sammen har brukt historiefortelling som et grep.

I foredraget henviser kommunikasjonssjefen til Peter Sandmans «risk, hazard, outrage-modell».

– Som kommunikasjonsfolk tror jeg vi er ganske gode på å håndtere de to øverste sirklene. Vi er vant til å håndtere «outrage» i seg selv. Vi tar mediehenvendelser når noen mener at vi har gjort noe som er kritikkverdig for eksempel, også har vi på samme måte et grep om tradisjonelt krisekommunikasjon når det er nødvendig.

– Men risikokommunikasjon, det å i første rekke håndtere interessentenes outrage, må skje før en krise oppstår. For det er altså her, før alt bryter sammen, at du har mulighet til å legge et fundament som gjør deg sterkere når krisen skulle oppstå.

Hodet og hjertet må forstå

Han sier det i den første fasen handler om å jobbe med det som påvirker outrage.

Gode beredskapsforberedelser handler ikke bare om det som gjøres i de kommunale virksomhetene.

– Det handler og om hva enkelt der hjemme gjør for å forberede seg slik at de kan ta vare på seg selv i en krise, sier Hauge.

Det er et vanskelig budskap å nå frem med.

– Hva skal motivere deg for å forberede deg hvis du ikke tror på at det kan skje?

«Historien om Oslo uten vann» har vært del én i en strategi for å forberede ulike interessenter og internkommunikasjon. Parallelt med dette arbeidet har de også jobbet med det de omtaler som del to, som i større grad handler om kommunikasjon med innbyggerne.

– I 2019 kjørte vi en kampanje som het «Vann er liv». Der jobbet vi sammen med illusjonisten Alexx Alexxander som gjennom små filmsnutter i sosiale medier tryllet med vann.

I «finalen» tryllet illusjonisten vekk Maridalsvannet.

– Nettopp for å vise at vannet kan bli borte, sier kommunikasjonssjefen og forteller at denne kampanjen ble fulgt opp med tradisjonelt mediearbeid.

Bjørnsrud forteller at den pågående COVID-19 pandemien har forandret mye for dem.

– Vi må kanskje se en gang til på hvordan vi skal kommunisere risiko og sårbarhet knyttet til bortfall av vann. På mange måter tror vi det kan være lettere for nå enn før fordi folk har vært gjennom en annen utenkelig situasjon.

Lotteritilsynet: – Klare og alvorlige brudd fra Discovery