– Det er mye her som kunne ha vært gjort bedre. Selvfølgelig er det det

– Det kan det godt være at vi burde hatt profesjonell hjelp. Men vi møter lignende typer saker veldig ofte. Og opplever at når vi sparrer med profesjonelle at de ikke forstår den dynamikken som er i vår medlemsmasse.

Det sier Vibeke Johannesen, daglig leder i Sportsklubben Brann til KOM24.

Onsdag 6. januar satt en hel verden og fulgte med på de absurde scenene som foregikk på Capitol i Washington D.C der tusenvis av konspirasjonsteoretikere, Qannon-følgere og andre stormet det berømte bygget. Og da man ikke trodde det kunne bli mer ellevilt kom det i Bergen et nyhetsvarsel fra BA om at Brann vil skifte ut naturgress med kunstgress. Twitter i vest kokte, debattene raste og dagen etter hadde begge lokalavisene i byen direktesendinger inne fra Stadion.

Undervurderte innsikten

Hvordan jobber egentlig en av Norges største idrettsklubber med kommunikasjonen når de vet de skal slippe en kontroversiell sak? KOM24 har snakket med Sportsklubben Brann om all støyen som nå har vart i to uker etter at det ble kjent at styret og administrasjonen vil legge kunstgress på det 101 år gamle Stadionanlegget.

– Det vi undervurderte var at jeg trodde folk hadde bedre innsikt i treningsforholdene våre siden de hadde blitt omtalt så mye siden 2013 og det hadde vært utallige saker i både BA, BT og andre kanaler og diskutert på medlemsmøter, sier Johannesen til KOM24 når vi møter henne i restauranten på Brann stadion med koronavennlig avstand mellom oss.

Hun går gjennom historikken og argumentene for hvorfor de mener Brann må legge kunstgress på Stadion-matten og forteller om elendige treningsforhold og en kommune, som eier treningsbanene, som har prøvd, men mislykkes, med å forbedre treningsbanene. I desember kom det en innstilling fra styret i klubben om å se på det å legge kunstgress inne på selve Brann stadion, for å bedre treningsforholdene og administrasjonen satte i gang med arbeidet sitt i det stille. Ingen utenfor ble informert.

Den 17. desember fikk 30 utvalgte supportere og medlemmer av klubben en mystisk møteinnkallelse til torsdag 7. januar, uten en agenda. Men dagen før møtet ble det hele kjent, da BA hadde fanget opp hva som var på gang.

– Det var ikke noen kommunikasjonsstrategi i å få saken ut i media på onsdagen, for vi ville helst ha gjennomført møtet på torsdagen først, sier hun.

Dagen etter troppet lokalpressen opp og hadde direktesendinger. Først nektet klubben å snakke med media, så ble det klart at de bare ville snakke med skrivende media før de endte opp med å gå live med de som var til stede.

– Der gjør man løpende vurderinger. For i utgangspunktet sa vi at vi først ville snakke med pressen etter at vi hadde gjennomført de planlagte møtene på kvelden, av respekt for de vi hadde invitert inn. Men så kommer de opp her, det er jo bra av de. Da var vurderingene vår at skal de stå her og ha sendinger uten at vi får lagt fram vårt saksgrunnlag og vår informasjon, kan diskusjonen gå i feil retning, så her er vi tjent med å få fram fakta i saken. Da er det et valg om at man må ta litt eierskap til situasjonen, forklarer hun.

Har egen kommunikasjonsavdeling

Johannesen sier at de kunne valgt å ikke slippe pressen inn og latt de ha sendingene på utsiden, men hun er klar på at det hadde ikke vært et lurt kommunikasjonsmessig valg. Og siden de hadde tatt turen bestemte klubben seg for at de kunne informere i pressen før møtet, selv om det ikke ble i ønsket rekkefølge.

– Det er sjelden man kan styre mediene, selv om man gjerne skulle ha gjort det, sier hun.

Brann er en medlemsstyrt klubb, det betyr at det er årsmøtet som er klubbens øverste organ. Mange supportere gikk tidlig ut og krevde at klubben kalte inn til ekstraordinært styremøte, men det ble avvist fra både administrasjonen og styrets side med henvisning til et årsmøte i 2015 som vedtok at det ikke var årsmøtet som skulle ha siste ordet i saker om underlag. Utfordringen til klubben var at vedtaket bare var gjort med en stemmes overvekt, 59 mot 60 stemmer.

Sett fra utsiden ble klubben drevet fra skanse til skanse og ble først tvunget til å arrangere et digitalt medlemsmøte der over 400 stykker møtte opp, det ble og levert underskrifter fra supportere som gjorde at klubben etterhvert er blitt nødt til å avholde et ekstraordinært årsmøte den 2. februar.

Brann har en kommunikasjonsavdeling som består av tre personer. Det er de som styrer kontakten med media og som kommer med råd til hva Johannesen og de andre i ledelsen bør gå ut med i media. De henter ikke inn ekstern hjelp, heller ikke i slike krevende saker. Hun er åpen for at de kanskje burde hatt det i denne saken.

– Ja, det kan det godt være at vi burde hatt. Men vi møter lignende typer saker veldig ofte. Og opplever at når vi sparrer med profesjonelle at de ikke forstår den dynamikken som er i vår medlemsmasse, sier hun.

Hun peker på at det er 22 000 medieoppslag i løpet av ett år om klubben, det er saker om treneravsettelser og ansettelser. Det er livesendinger på stadion flere ganger i året. Klubben jobber mye med kommunikasjon.

– Ikke alt vi treffer på

– Vi er veldig glad for det. Men så er det ikke alt vi treffer på, alt blir ikke perfekt. Men vi har tross alt noen årsverk som jobber med dette, det er det ikke alle som har. Vi må hele tiden sørge for å bli bedre på dette som på alle andre områder, sier hun.

– Føler du at Sportsklubben Brann har gjort de gode og de rette kommunikasjonsmessige valgene, både i forkant og underveis i denne prosessen?

– Nei, det er mye her som kunne ha vært gjort bedre. Selvfølgelig er det det, absolutt.

- Hva tenker du på konkret?

– Man kunne jo ha sagt noe tidligere utad, men da hadde vi hadde hatt for lite å svart opp. For det har jeg tenkt på, hva om vi hadde sagt noe før? Vi hadde fått det samme trøkket og hatt veldig få svar. Er det smart kommunikasjonsmessig? Det vi gjorde var å forberede den saken vi la ut på Brann.no med masse spørsmål og så mye info som overhodet tilgjengelig. Vi hadde klar en presentasjon som vi skulle ha for medlemsutvalget, supporterutvalget og styret i Bataljonen . Vi forberedte oss på at det skule bli en sak som hadde nyhetenes interesse. Så vi kunne svare på det vi ble spurt om, for vi hadde forberedt oss til den dagen. Men vi skulle gjerne hatt et større eierskap til saken, sier hun.

– Det inntrykket en sitter igjen med av Branns kommunikasjonsstrategi utad er at først vil dere ikke stille opp for pressen, så bare skriftlig og så gikk dere med på å gå live. Så ble det sagt at dere ikke trenger ekstraordinært årsmøte på dette, nå må dere plutselig ha et ekstraordinært årsmøte. Så var det det digitale medlemsmøtet dere måtte ha på mandag. Det føles jo for oss på utsiden at dere hele tiden må gå tilbake på ting?

– Nei, det tror jeg blir feil å si. Eller det kan være rett å si. Men det med ekstraordinært årsmøte er ikke en kommunikasjonsstrategi, det er et valg som styret gjør.

– Jo, men det ble sagt ved flere anledninger at medlemsmøte, nei det må vi ikke ha, og så plutselig blir det bestemt at man må ha det?

– Det viser jo at man selv i en pandemi prøver å klubben gjøre det beste ut av det, mener hun.

Det gikk en og en halv uke etter at nyheten om at klubben planlegger kunstgress på Stadion ble kjent, før medlemmene ble kalt inn til møtet om planene. Det skylder hun på dårlig tid før jul, manglende kunnskap om digitale møter og et ønske om at møter skal være fysisk.

– Det gikk jo på et vis å ha det nettmøtet, men det er en annerledes setting å få fram informasjon, sier hun.

– Vi burde nok ha vurdert dette tidligere, men vi hadde ingen erfaringer med slike møter. Nå har vi det.

– Men det var jo flere på det møtet enn det pleier å være i medlemsmøtene på stadion?

– Det var det, absolutt. Men samtidig så ønsker vi å ha møtene fysisk. Det er noe med å møte opp og se folk det har en verdi. Men vi kunne helt sikkert hatt det før, innrømmer hun.

– Ingen perfekt plan

På tross av alt som har skjedd, mener Johannesen at Brann har hatt en bra kommunikasjonsstrategi.

– Vi hadde en plan, men det var ingen perfekt plan. Det tror jeg vi kan si. Da må du være tilpasningsdyktig. Det tror jeg er det viktigste når du jobber med sånne store saker og kommunikasjon. Du kan ikke være helt firkantet. Du må forstå at du seter ikke agendaen 100 prosent selv, sier hun.

Hun mener de har klart å svare på alle spørsmålene de har fått.

– Det er en del ting som ikke ble perfekt i dette, og som vi kunne gjort på en annen måte. Men man vet ikke hva som hadde skjedd om man hadde gjort det. Så kan man si man undervurderte informasjonsbehovet den andre parten har. Vi visste det kom til å bli masse engasjement på dette. Derfor hadde bunkret opp med svar på forhånd. Vi har har mapper med svar på det meste. Det var vi klar med når BA kom med saken, vi har enda ikke fått noen spørsmål som vi ikke kan svare på i denne saken, hevder hun.

– Har dere mislykkes i kommunikasjonen deres om årsmøtet går mot dere?

– Det får vi oppsummere andre februar. Det er en vanskelig sak uansett. Vi har i alle fall fått gjort mye kommunikasjon på kort tid, sier hun og legger til;

– Det er alltid læring og utvikling i slike saker .

Emilie forsvant da hun skulle kjøpe favorittbrusen - nå er hun Pepsi Maxs nye brand ambassador