Sporveien belønnes for «utradisjonell» årsrapport: – Trenger ikke være kjedelig

Konserndirektør for kommunikasjon og samfunn i Sporveien, Torgeir Kristiansen, forteller at de over flere år har jobbet målrettet med å utvikle selskapets årsrapport.

Denne uken fikk Sporveien belønning for innsatsen de har lagt ned, da de mottok Farmandprisen for beste offentlige årsrapport. I tillegg mottok de bronse for beste idé og design.

– Et viktig verktøy

– Rapportering med fokus på årsrapporten er noe vi bruker mye tid og krefter på, sier Kristiansen.

Han forteller at Sporveien nok ofte kobles opp mot de leveransene de har, slik som buss, trikk og t-bane, men at de også er utbyggere av flere kollektivprosjekter rundt om.

– Det er en side av vår virksomhet som ikke er kjent for folk flest i hverdagen, og vi er opptatt av å få synliggjort dette. Årsrapporten et viktig verktøy for å vise hvordan alt henger sammen med alt, i et så integrert konsern som det Sporveien er.

Formålet med Farmandprisen er å «stimulere til bedre kvalitet på årsrapporter som utgis av norske virksomheter», heter det.

Farmandjuryen mener årets utgave fra Sporveien er en «gjennomarbeidet rapport som belyser samfunnsoppdraget og oppnådde resultater på en god måte».

- Gode historier

Kristiansen forteller at de er meget fornøyd med prisen, da det er en rekke kriterier som skal på plass før man når til topps.

– For oss er det viktig at vi har en god rapporteringsdel, og det skal være enkelt å sette seg inn i Sporveiens resultater og regnskap. Vi skal presentere enkelt tilgjengelig og lettfattelig informasjon knyttet opp til nøkkeltall. Den mer tallmessige rapporteringsbiten har vi jobbet år for år for å kvalitetsforbedre, sier han.

I årsrapporten løftes det også frem eksempler på områder som har vært sentrale det året eller området som kommer til å bli sentrale en tid fremover.

I tillegg skal rapporten fortelle «de gode historiene» om selskapet og de ansatte.

– Vi opptatt av å bruke våre egne ansatte i stor grad som en del av rapporten- vi viser frem hvem de er og hva de driver med. Det er en fin måte å sette deres arbeid inn i en større sammenheng, sier han og fortsetter:

– Det gjør vi både fordi vi tenker at det er nyttig informasjon for eksterne som er interessert i å lære om Sporveien, for de som vurderer Sporveien som fremtidig arbeidsplass og det er motiverende for våre egne folk å se seg selv og kollegaene på trykk, sier han.

– Overraske

Videre forteller Kristiansen at de har tatt noen bevisste grep for å skille seg ut.

– De siste årene har vi valgt et grafisk uttrykk som er fargerikt og som går litt utenfor den tradisjonelle årsrapport-malen, sier han og legger til:

– Årsrapporten trenger ikke være et kjedelig dokument. Den skal bestå av saklig, konkret og riktig innhold, men man kan ta i bruk noen utradisjonelle grep for å fange folk.

Flere av de grafiske elementene i rapporten er elementer som er sterkt knyttet til deres virksomhet. På forsiden ser man trikk, buss og t-bane og andre elementer fra hovedstaden.

– Rapporten skal inneholde et overraskende grep, noe man egentlig ikke forventer finne i en årsrapport, sier han.

I år fant man en brettbar pappmodell av en miniatyr-trikk i rapporten. Tidligere har Sporveien lagt ved en pose med frø som mottakeren kunne plante.

For Sporveien er også rapporten en nyttig måte å nå ut til interessentene som påvirkes deres rammebetingelser.

– Vi er opptatt av å nå ut til interessentene våre på en god måte, slik at vi skaper en trygghet om at vi ivaretar fellesskapets midler på en god måte. Årsrapporten skal være oversiktlig, kontrollerbart og tillitsvekkende, sier han.

– Oppslagsverk

Han forteller at Sporveien bevisst har valgt å printe opp rapporten, i tillegg til å ha en digital versjon. Rapporten sendes hvert år hjem i postkassen til alle Sporveiens 3500 ansatte.

Nå som så mange av de ansatte sitter hjemme, har muligens den hjemsendte rapporten hatt en enda større verdi i år.

–Det skaper en ny måte å ha en «relasjon» til jobben sin på, tror Kristiansen.

Sporveiens eier, Oslo Kommune, får også tilsendt eksemplarer av rapporten.

Kristiansen forteller at mange i bystyret og ulike politiske utvalg og verv har nytte av å ha et oppslagsverk hvor en kan finne mer konkret info om Sporveiens strategier, planer og nøkkeltall.

– Vi får mange tilbakemeldinger fra folk eksternt på at de setter pris på å ha rapporten stående i hylla på kontoret, avslutter han.

Arbeidet med å produsere Sporveiens årsrapport ledes av selskapets kommunikasjonsavdeling. Dinamo har vært eksternt byrå. I tillegg har Christoffer Knudsen fra Styrkr vært bidragsyter, og illustrasjoner er laget av Marius Pålerud i heiaklubben.