Hvordan bygge kultur på arbeidsplassen når alle er på hjemmekontor? Her er 6 ting vi gjør i Vipps

Så sitter vi her igjen. Foran en laptop, ved et kjøkkenbord, i novemberregn. Noen vil si at mange har sittet her helt siden mars. Og det er helt riktig.

For dem som bor langt unna, er i risikogruppene eller av andre årsaker har holdt fortet på hjemmekontor siden mars, vil bølge to passere ubemerket.

Men for de av oss som sakte, men sikkert hadde inntatt kontorene igjen, som hadde begynt å kjenne på gleden av å se hverandre på ekte, sitte i samme rom og kjenne på stemningen — ikke bare høre stemmene. For de som får motivasjon av å diskutere ting ansikt til ansikt eller som faktisk kjente på ensomheten der hjemme:

For dem er bølge to en hard neve i mellomgulvet.

I mars var alt lysere, varmere, mildere, nytt. Nå er alt mørkere, våtere, kaldere og endeløst. Sånt tærer på oss som mennesker, og som arbeidstakere. Vi er heldigvis forskjellige, men ledere må nå stille seg spørsmålet hvordan de skal ta vare på, se, motivere og utvikle medarbeidere som synes dette er tungt. Det er ikke en lett lederoppgave.

Noen kjører Teams-møter hver morgen. Andre sender frokost på døren. «Hjemme hos»-reportasjer mens man bærer en laptop rundt i leiligheten på rundgang. Fredagspils mens alle hører på hver sin spilleliste. Alt var mer spennende første gang, i vårdugnaden, i bølge én. Nå — ja, hva skal vi gjøre nå?

I Vipps har vi et mål om være Norges mest spennende arbeidsplass. Arbeidsplass. Plass. Hvordan skal vi få til det nå? Vi er jo på 357 forskjellige plasser? Hvordan skal vi bygge kultur når vi ikke er bundet sammen av annet enn nettverkskabler? Og hvordan skal vi bygge sterke team når vi stadig ønsker nye kollegaer velkommen, som vi ikke har møtt før?

I boken «The culture code» beskriver Daniel Coyle noen tydelige fellestrekk etter å ha tilbrakt fire år sammen med åtte av de mest suksessrike teamene i verden. I følge Coyle lå magien i disse gruppene ikke i de store tingene, men i «små øyeblikk av sosial kontakt» — og han fant det samme enten han var med soldater eller lærere:

• Fysisk nærhet til hverandre, ofte i sirkler
• Store mengder øyekontakt
• Fysisk berøring (håndtrykk, high fives, klemmer)
• Mange korte, energiske ordvekslinger (ikke lange taler)
• Utbredt dialog på tvers — alle snakker med alle
• Få avbrytelser
• Mange spørsmål
• Intens, aktiv lytting
• Humor og latter
• Små, oppmerksomme gester (si «takk», åpne dører etc.)

I forskningen kalles dette «belonging cues», og gjentatte forsøk blant annet utført av professor Alex Pentland (MIT) viser hvor viktige disse signalene er for tryggheten og styrken i en gruppe.

Så hva på listen over er det mulig å gjenskape digitalt? Forhåpentligvis forskes det mye på dette akkurat nå, men som ledere i dag må vi gjøre oss noen antagelser allerede. Det er sikkert mange tusen måter å løse dette på, som gir mening i ulike organisasjoner. Her er noen tanker fra oss i Vipps, som vi tror på for menneskene hos oss.

Her er våre seks tips

1. Skaff et verktøy

Akkurat nå er det ikke mulig å drive en organisasjon fremover i lockdown uten et skikkelig godt digitalt samhandlingsverktøy, som Slack, Yammer, Workplace eller lignende. Har man ikke det på plass, er det nesten hjelpeløst. I 2020 må alle arbeidsplasser ha et sosialt medium.

2. Se hverandre digitalt

Ledere bør være til stede i hverdagen til de ansatte på en helt annen måte. Både 1:1, 1:mange, 1:alle og alle:alle. Har man punkt 1 på plass, bør ledere sette av minst en time hver dag til å være til stede på plattformen, dele, like og engasjere seg i samtalene. Skru på kameraet i møter, hvis ikke er det vanskelig å bli sett.

3. Gjenskap det som er RUNDT

Vi må gjenskape alt det som skjer RUNDT møtene, RUNDT oppgavene, RUNDT produksjonen — de små tilbakemeldingene, den korte heispraten, opplevelsen av å bli sett må rett og slett overføres til det digitale. Start en tråd eller ring en kollega uten agenda, prat om det som faller dere inn mens dere tar kaffen eller går en runde rundt kvartalet. I Vipps innfører vi nå felles workout to ganger i uken.

4. La teamene løse hvordan

I Vipps har vi nettopp laget seks «lederegler» som beskriver hvordan vi skal lede hos oss. Der sier vi «Beskriv oppdraget, fortell hvorfor — og la teamet løse hvordan». Da Covid-19 traff Norge, brukte et av teamene i Vipps 14 dager på å lage en helt ny løsning som gjorde det mulig å betale med Vipps i butikken. Dette gjorde de uten noe mandat eller komite eller beslutningsprosess. Tillit er en forutsetning for innovasjon, særlig når vi sitter hver for oss.

5. La folk jobbe i fred

Ta tak i de som faller utenfor, men la resten av medarbeiderne jobbe med oppgavene. Ikke lag nye kontrollrutiner for å sikre deg at folk gjør det de skal. Tvert om — pass heller på at folkene dine tar nok fri, logger av når de skal og ikke tar med seg jobben gjennom hele døgnet der hjemme. I Vipps har vi innført møtefri mellom 11 og 12 hver dag.

6. Vær åpen om det vanskelige

Nå er det flere enn vanlig som trenger noen å snakke med, også profesjonelt. Som ledere kan vi snakke om det, gjøre det lett å be om hjelp, og være åpne om de tingene vi selv kjenner på nå. Mange organisasjoner har forsikring som inkluderer psykologbistand. Og har man ikke det, kjenner jeg ingen HR-avdelinger som ikke ville stilt opp dersom man skulle trenge hjelp.