Slik jobbet Festspillene i Bergen da de fikk en Metoo-skandale i fanget

(Bergen:) Denne uken er det klart for de 70. Festspillene i Bergen og for første gang siden 2019 kan man ønske så mange publikummere velkommen igjen til den kulturelle folkefesten som Festspillene er og man slipper strømming og bare 100 mennesker til stede på åpningsseremonien.

Men det har vært et hektisk år for dem som jobber med kommunikasjon.

– Hadde lagt en plan

I slutten av september 2021 ble det kjent at styret i Festspillene i Bergen ikke lenger hadde tillit til direktør Anders Beyer og valgte å si opp arbeidsavtalen med ham etter behandling av et varsel. Saken ble offentlig kjent 22. september, men alt i starten av august mottok de et eksternt varsel mot Beyer.

Tidlig i prosessen ble Corporate Communications koblet på, og like før saken ble kjent, ble kommunikasjonsleder Silje Vestvik orientert.

– Jeg var med på utformingen av materialet som skulle offentliggjøres, så hadde vi lagt en plan for hvordan styreleder skulle møte pressen, hvor det skulle skje og hvordan vi skulle håndtere forespørsler, forteller hun til KOM24.

Hun sier det var mye oppfølging og etter at saken breaket var det hun som håndterte alle pressehenvendelser, sammen med styreleder. Det inkluderer innsynsforespørsler.

– Hvordan var det da?

– Vi fikk jo ganske mange henvendelser på ganske kort tid, så jeg fikk vel ikke gjort så mye annet de dagene der, sier hun.

– Hvordan påvirker det en organisasjon når dere må håndtere slike saker?

– Det er det vanskelig å si noe generelt om, egentlig. Dette var en ganske unik sak. min tid etterpå gikk til oppfølging og håndtering av ulike aspekter av saken. Vi fikk en del innsynsforespørsler og det er ikke sånn at alle svar ligger klar og venter, sier hun.

Vestvik sier at hennes oppgave har vært å assistere ledelsen i Festspillene.

Årets festspill er de 70. i rekken og finner sted 25. mai–8. juni. Enkelte av programpostene er blitt koronautsatt helt fra mai 2020

Vestvik sier at tydelig, ærlig og klart er nøkkelord og skal styre kommunikasjonen deres.

– Nå begynner vi å bli komfortable med den nye logoen

Bygge ned terskler

– Vi er opptatt av at alt skal være lett å forstå. vi skal ta det kunstneriske programmet vi presenterer på alvor, men vi vil heller bygge ned enn å bygge opp terskler. De ligger de i folks oppfatning av Festspillene oss uansett, sier hun.

Blant de viktigste oppgavene deres er å sørge for programomtaler av alle de over 100 eventene som skjer under arrangementet.

– Vi ønsker at produksjon og kommunikasjon skal henge sammen. Vi tror at den tiden der artistene bare spilte og ikke fortalte om det de holdt på med, det tror jeg vil være vanskelig framover, mener hun.

Derfor ønsker de å snakke om det skal skje på de forskjellige scenene på en måte som tar kunsten og kulturen og det som skal skje på alvor, uten å snakke ned eller opp til folk som skal lese det.

Vestvik sier de er opptatt av bilder og bruker film som dokumentasjon av det som har vært.

– Festspillene består av kvalitet på alle mulige plan, det skal også gjenspeiles i kommunikasjonen vår, forteller hun.

Deres viktigste kommunikasjonskanal er egne nettsider, men de lager og en hovedkatalog som kommer i både digital og fysisk format. I 1953 kom katalogen i et opplag på 150 000 og ble utgitt på både engelsk, tysk og fransk i tillegg til norsk. I 2022 er opplaget på 15 000.

– Det er helt enormt stas når du er på liste med disse superbyråene i USA

Satser på TikTok

Som for mange andre er både Facebook og Instagram viktige kanaler for dem. Nytt av året er en TikTok-satsing som ble lansert like over påske. Foreløpig har det ikke tatt helt av med under 20 000 visninger på de 27 filmene de har lagt ut til nå.

– Det er tenkt som en pilot, så får vi se hvordan det går, sier hun.

Festspillene har rekruttert åtte studenter fra byens utdanningsinstitusjoner for å drifte kontoen. Inspirasjonen kommer blant annet fra politiets satsing på TikTok.

– Vi tenker at folk som er under 25 i dag har for lengst forlatt Facebook, så vi må være der folk er. Det er selvsagt et kontinuerlig prosjekt for oss å nå nye målgrupper og vi har lyst til å teste dette ut, sier hun.

Festspillene i Bergen har også tidligere forsøkt ulike kanaler. I 2020 var det satt av penger for å bruke influencere, men pandemien stoppet de planene. Tidligere år har de gitt akkreditering til ulike blogger.

Store internasjonale priser

– Vi ville åpne opp rommet for å vise at vi ville behandle de på samme måte som journalister, forteller hun.

I 2013 lanserte de en ny visuell identitet som ble utarbeidet av ANTI Bergen. Den hanket inn en rekke priser, inkludert gull i One Show og Grand Prix i Cannes Lions. Til årets festival har de fått hjelp av TRY råd til å lage en jubileumsprofil og kommunisere budskapet om jubileet, både lokalt, nasjonalt og internasjonalt.

Avtalen er på ett år, men muligheter for opsjon på ett pluss ett år.

Til vanlig er de to stykker som jobber med kommunikasjon, i tillegg til noen som jobber med salg og markedsføring. Når festivalen nærmer seg styrker staben med prosjektansatte på våren og henter da inn tre ekstra ressurser. For det renner inn med henvendelser under festivalen, særlig de første dagene.

Mye av jobben de siste månedene har gått med på å la publikum bli kjent med den nye festivalsjefen, komponist Lars Petter Hagen.

– Hvordan gjør man det når hans nye program ikke kommer før i 2023?Det er en del ting vi har tenkt mye på.

Hun innrømmer at det er hektiske dager å lage festival.

– Når festivalen er over så hender det vi avspaserer litt, for det blir jo litt intenst. Men det er jo også det som er stas med å jobbe her. Det blir veldig syklisk og det er jo veldig interessante og fine ting å jobbe med.

Vedum: Ikke ta telefonen hvis det ringer fra et PR-byrå