Kommunikasjon i ekstremvær: – Handler om liv og helse
Kraftig snøvær har de siste dagene skapt store utfordringer på Sør- og Østlandet. Kommunikasjonsavdelingene i flere fylker og kommuner har vært i høy beredskap for å informere innbyggerne om situasjonen.
Publisert
Sist oppdatert
– Uvær og ulike veihendelser gjør at vi kjenner hverandre som enkeltpersoner. Vi har mye tidligere informasjon å ta utgangspunkt i, og responstiden er rask oss imellom, sier Svein Buer, avdelingsleder for kommunikasjon i Agder fylkeskommune.
I fylkeskommunen samarbeider samferdsel og kommunikasjonsavdelingen tett.
Buer understreker at de har fått mye erfaring med å jobbe sammen i fylkeskommunens kriseledelse.
– Vi finner hverandre fort og koordinerer informasjon fra samferdsel, videregående skole og andre tjenester som blir påvirket av uværet, fortsetter Buer.
I tillegg har koblingen til fylkesberedskapssjefen hos Statsforvalteren blitt tettere.
Da KOM24 snakket med han, deltok kommunikasjonsrådgivere fra kommuner og relevante beredskapsaktører i et felles møte i fylkesberedskapsrådet, for å sikre at alle har samme situasjonsforståelse.
– Veieierne og beredskapsaktørene fra Buskerud i øst til Agder har også forsterket sin samhandling. Under dette uværet har de hatt to til tre møter i døgnet. Det gir grunnlag for et enhetlig eksternt budskap, sier Buer.
Gjennom sosiale medier og andre kanaler deler Agder fylkeskommune, sammen med andre beredskapsaktører, informasjon til en felles portal for trafikkinformasjon.
På vegvesen.no/trafikk kan innbyggerne se kjøreforhold på webkamera, planlegge turen, få trafikkmeldinger og sjekke status for fjellovergangene – alt på ett sted.
– Media er en svært viktig kanal for å nå fram til flest mulig. Praksisen vår er at lederen som kjenner saken best er talsperson. Seksjonsleder for drift veg Rolf Ove Lunden har i denne omgang fått de fleste henvendelse. Med stoisk ro har han vært tilgjengelig for distrikts-TV, radio og aviser – gjerne i hawaiiskjorte under allværsjakka, forteller Buer.
Når det gjelder media, prioriterer de å være på tilbudssiden og får tilbakemeldinger på at de er tilgjengelige, sier han.
– Vi har nok ikke hatt kapasitet til å svare ut alle enkelthenvendelser fra innbyggerne. Samtidig har vi ikke fått en eneste henvendelse i denne runden på dårlig kommunikasjon – som jeg kjenner til. Vi opplever at folk viser stor forståelse for behovet for å kommunisere ut felles informasjon i en slik fase, avslutter Buer.
– Handler om liv og helse
– Det har vært noen hektiske dager. Når vi ikke får mange klager, krysser vi fingrene for at det har gått bra. Så kan vi alltid gjøre det enda bedre neste gang, sier Gry Elise Jacobsen, kommunikasjonssjef i Horten kommune.
Kommunen har hatt en proaktiv tilnærming for å informere innbyggerne tydelig og effektivt under snøværet.
– Vi har jobbet bra internt i kommunen, med en samlet ledergruppe som har snakket sammen hele veien og jobbet aktivt med å informere i alle linjer.
Samarbeidet med lokale medier har vært en viktig del av dette, og Jacobsen påpeker at oppdateringene til avisene har vært en god måte å nå ut på.
– Vi har også vært aktive på sosiale medier, der vi har delt bilder og korte, tydelige budskap, samtidig som vi har lenket til nettsidene våre med oppdateringer, sier Jacobsen.
Hun er optimistisk på at innsatsen har hatt en god effekt.
– Vi håper og tror at kommunikasjonen har fungert veldig bra. Vi har ikke fått mange meldinger om skader eller ulykker, og det håper vi den aktive kommunikasjonen har bidratt til, sier hun.
Kommunikasjonssjefen understreker viktigheten av god kommunikasjon for å sikre liv og helse under værforholdene.
– Været har skiftet raskt, fra snø til regn og tilbake til frysing. Det har vært avgjørende å følge med hele tiden, justere informasjonen og diskutere hvilke budskap vi skal sende ut og hvordan vi best kan kommunisere dem. Først og fremst handler det om liv og helse, avslutter Jacobsen.
– Vil gjennomføre evalueringer
I Larvik har kommunikasjonen vært preget av forebyggende arbeid, da snøfallet ikke forårsaket de største utfordringene i form av ulykker, strømbrudd eller problemer med elektronisk kommunikasjon.
– Vi kan alltid bli bedre og vil gjennomføre evalueringer i etterkant, sier Vibeke Høeg Næss, kommunikasjonssjef i Larvik.
Kriseledelse ble ikke satt i kommunen, men det ble hevet beredskap der kommunikasjonsavdelingen deltok aktivt hele veien. De var godt orientert om status fra Meteorologisk institutt, nødetatene, fylkeskommune og statsforvalter.
– Larvik kommune har også hatt et veldig godt samarbeid med lokalavisa under hendelsen hvor beredskapssjefen har vært kontaktpunkt, sier Næss.
Lokalvisa har vært en veldig viktig kanal, i tillegg til kommunens egne kanaler og sosiale medier.
– Den viktigste kommunikasjonen skjer likevel i direkte kontakt med innbyggere - for eksempel gjennom telefonsamtaler til brukere som får utsatt besøk eller henvendelser som kommer til Servicetorget eller blir meldt inn på nettsiden.
Hun påpeker at samarbeidet med lokalavisa har vært viktig for å nå ut med de viktigste budskapene, som utfordringer i hjemmetjenesten og hva innbyggere bør være oppmerksomme på når snøværet kommer og kjøreforholdene blir krevende - og ikke minst under væromslaget da plussgradene gjorde snøen tung.
– I Larvik har vi vært heldig, og snøfallet skjedde uten de største utfordringene. Vi har derfor hatt fokus på forebyggende kommunikasjon fra våre hovedkanaler, sier Næss og fortsetter:
– Den største utfordringen er å finne balansepunktet mellom informasjon om det forebyggende arbeidet kommunen gjør og oppfordrer innbyggerne til å gjøre, og det å skape unødvendig bekymring hos innbyggerne.
For å sikre at innbyggerne får oppdatert og korrekt informasjon, har Larvik kommune deltatt i samhandlingsmøter organisert av statsforvalter, hvor de har fått status fra Meteorologisk institutt, nødetatene, fylkeskommune og andre kommuner.
Kommunen gjennomfører også lokale beredskapsmøter for å sikre god intern kommunikasjonsflyt og publiserer informasjon på egne nettsider, sosiale medier og gir videre informasjon til lokalavisa i etterkant av møtene.
Ellen Høiby
Journalist, KOM24
Ellen her! Jeg skriver om alt som rører seg i kommunikasjonsbransjen - fra PR og reklame til influensere og markedsføring. Har du tips? Da vil jeg høre fra deg!
Mobil / Signal: 45888560
