Sene påmeldinger og budsjettskvis skaper trøbbel for eventbransjen

Det holder ikke lenger å sikre et bra lokale, booke gode foredragsholdere og lage et solid program. Skal du lykkes med et arrangement i 2025, må du også få folk til å melde seg på – og det i tide.

Nye tall fra påmeldingsplattformen Checkin viser at over halvparten av billettene selges først de siste to ukene før arrangementet starter. 13 prosent venter helt til den siste uken.

– Denne usikkerheten gjør det krevende å budsjettere og planlegge, heter det i rapporten «Slik lykkes du med events i 2025».

Budsjettskvis og økt konkurranse

Eventbransjen må tenke nytt: – Spillereglene fungerer ikke lenger

I tillegg til de sene påmeldingene peker rapporten på to andre utfordringer:

Over halvparten av arrangørene (54,8 prosent) forventer at budsjettet i år blir det samme som i fjor. 14 prosent frykter budsjettkutt – samtidig som hele 81,3 prosent tror kostnadene vil øke.

Dessuten har deltakerne fått mange flere læringsalternativer. Webinarer, podkaster og KI-baserte rådgivere konkurrerer direkte med fysiske arrangementer.

– Folk kommer ikke lenger for innholdets skyld, men for opplevelsen, sier eventekspert Julius Solaris i rapporten. Han mener korte økter, sosiale møteplasser og ekte relasjoner er avgjørende for å lykkes.

Fem grep som får fart på påmeldingene

For å tiltrekke deltakere tidlig, må arrangementet ditt føles uunnværlig, sier Solaris og deler noen konkrete strategier: 

• Bygg en sterk merkevare rundt eventet: Bruk storytelling og tydelig posisjonering og kommuniser med push-meldinger og sosiale medier i sanntid. 
• Gjør det enkelt å melde seg på: Lange skjemaer skaper frafall. Navn, e-post og betaling holder. 
• Fokuser på opplevelsen, ikke bare innholdet: Skap interaktive øyeblikk og nettverksmuligheter. 
• Bruk smart markedsføring: Push-meldinger, eksklusivitet og tidlige rabatter driver påmelding. 
• Tenk på helheten: Planlegg for små, men viktige detaljer som kaffe, pauser og avslapningssoner. Og husk: Bærekraft er ikke bare et pluss, men en hygienefaktor.

– Du kan ikke fake et event. Det er ekte, fysisk og menneskelig. Bruk det til din styrke i en verden som flommer over av KI-generert innhold og skap ekte og varige relasjoner med ditt publikum, sier Solaris og avslutter: 

– De som lykkes i 2025 er de som forstår at et vellykket arrangement handler mindre om PowerPoint-presentasjoner, og mer om magiske øyeblikk deltakerne faktisk vil huske.

Han startet med en blogg – nå påvirker han eventbransjen verden over