Kommunikasjonsdirektøren i FHI: – Lettest å jobbe godt med kommunikasjon når du kan være sannferdig

Folkehelseinstituttets kommunikasjonsdirektør forteller at de for alvor satte i gang med arbeidet rundt COVID-19 i februar - og siden har det pågått.

Det er 254 dager siden Norge stengte ned og kommunikasjonsteamet på 17 hoder har jobbet dag inn og dag ut.

– Dette ble fort veldig stort, og også langvarig, sier FHIs kommunikasjonsdirektør Christina Rolfheim-Bye og forteller at de tilbake ved start raskt satte sammen en stab og arbeidet med å bygge opp informasjon på nett.

Kommunikasjonsdirektøren presiserer også til at det å jobbe med beredskapskommunikasjon er en del av det FHI er her for - og som de har forberedt seg på.

– Krever mye

– Vi har jobbet mye, stort sett med pauser om natten. Det gjør at vi krever mye av hver enkelt og deres familie. Vi også skal følge alle regler og råd, og det jobbes mye mer enn normalt, sier hun og legger til:

– Det er krevende, og givende.

Hun forteller at de i første halvdel av februar så for alvor at dette var noe som ville kunne ramme Norge. FHI gjør jevnlige risikovurderinger som publiseres, og den første om koronaviruset kom allerede i slutten av januar.

– Da var vi usikre, men jo lenger ut i februar vi kom jo mer sikre ble vi på at det bare var et spørsmål om tid før også Norge fikk sitt første smittetilfelle.

På spørsmål og hva som har vært mest utfordrende svarer Rolfheim-Bye følgende:

– Det har vært vanskelig å jobbe raskt nok med å formidle kunnskap og råd, i tillegg til å formidle informasjonen enkelt og tydelig nok.

Hun forklarer at det har vært viktig for dem å skape forståelse for den kunnskapen de har lagt til grunn for rådene som ble gitt.

– Det har av og til vært vanskelig å være tydelig nok, og gjør det lett nok for folk til å forstå hvorfor vi gir de rådene vi gir og de tiltakene som blir anbefalt. Det har vært en vanskelig del av det å drive godt kommunikasjonsarbeid, sier hun.

Dette har vært et år der mange har vært nødt til å jobbe hjemmefra. Også kommunikasjonsdirektøren i FHI innrømmer at det er krevende å være leder i en situasjon som dette.

– Noe av det som også kan holde meg våken om natten er ansvaret jeg føler for at de ansatte skal ha en god arbeidshverdag midt i alt dette. Det kreves utrolig mye av dem og det er viktig for meg at de ikke sliter seg ut og at de opplever hverdagene som meningsfylte. Det har ikke vært noe lettere for meg enn andre ledere å lede fra hjemmekontor, sier hun og legger til:

– Jeg skulle gjerne ha fått møtt mine kollegaer mer, og vært nærere dem på alle mulige måter, sier Rolfheim-Bye som har jobbet ved instituttet i syv år.

Mye jobb

FHIs kommunikasjonsteam teller 17 hoder, og Rolfheim-Bye mener at det «ikke er nok».

–Vi har vaktliste hvor vi har minst to som er på medievakt, to på sosiale medier og to på web på dagtid, samt en med ansvar for å oversette alt til engelsk på nett - og minst en på hver av disse vaktene hver kveld og helg. Dette er nesten utelukkende reaktivt arbeid for å holde tritt med innkommende henvendelser.

Dette i tillegg til at idéer utprøves, informasjon skal skrives, oversettes og publiseres kontinuerlig.

–Hvis du da begynner å dele de vaktene på 17 stykker så er det ikke så mange, sier hun.

Kommunikasjonsdirektøren forteller at de har fått inn ekstra hjelp i kortere engasjementer i de verste periodene, og for å kunne gi medarbeiderne «litt sommerferie i juli».

– Positiv overraskelse

– Hva er det viktigste du har lært det siste året?

– Vi har valgt en strategi som er litt utenfor og som kanskje ikke alltid tangerer helt med læreboken for krisekommunikasjon. Vi har vært tydelig på hva vi ikke vet og vi har kunnet by på de beste fagfolka. Det viktigste jeg har lært er hvor godt det har fungert å la de mange gode stemmene snakke om det de selv er eksperter på, og ikke minst hvor positivt det har blir mottatt av både befolkningen og mediene. Det har vært en positiv overraskelse, sier hun.

– Hva er du mest stolt av med arbeidet dere har gjort?

– Jeg er stolt over at vi klarer å bygge opp tilliten til instituttet i en så krevende periode, når vi kommer med mange råd som er vanskelige å forklare og følge. Dette er ikke bare et arbeid vi gjør alene. Det er et slags økosystem mellom oss, folket og media, sier hun.

Hun forteller at de noen ganger har vært nødt til å levere ekstremt raskt, blant annet har det hendt at de har fått oppdrag fra regjeringen med leveringsfrist på under et døgn.

– Da har vi levert så godt vi har kunnet, og kanskje har vi ettertid sett at vi kunne vært tydeligere eller valgt klokere formuleringer for at media og befolkningen skal forstå det vi skriver.

Bygge tillit

Torsdag ble FHI tildelt Kommunikasjonsforeningens Åpenhetspris, og juryen roste instituttet for å være tydelige, og åpne, om at heller ikke de nødvendigvis vet alt.

– Det er lettest å jobbe godt med kommunikasjon når du kan være sannferdig, sier hun og legger samtidig til at FHI har bydd på «de beste folka de har».

– Det var jeg veldig opptatt av fra start - for å klare å bygge tillit når vi skal gi det som mange vil se på som upopulære råd og anbefalinger.

Noen fra det nåværende kommunikasjonsteamet i FHI har erfaring fra tidligere kriser, men det er klart at «koronakrisen» skiller seg ut fra det meste.

– Det de fleste av oss har mest erfaring med er kriser som i Norge først og fremst har vært kommunikasjonskriser, og ikke reelle helsetrusler for den norske befolkningen. Dette kan ha vært høyst reelle helsekriser i andre land der utbrudd av smittsomme sykdommer har vært svært stort og rammende, men der krisen ikke har nådd Norge. I slike situasjoner har kommunikasjonstrykket vært stort, sier hun og legger til:

– Dette er to helt ulike type kriser, så for mange er nok dette første gangen hvor det er en helsekrise som truer nordmenn i Norge, som forårsaker kommunikasjonstrykket, sier hun.