Slik jobbet de med kommunikasjonen etter Oslo-skytingen i fjor
Daværende Oslo Pride-leder Inger Kristin Haugsevje, fikk kommunikasjons-hjelp av Kristine Meek etter skytingen natt til 25. juni i Oslo i fjor: – Man vil alltid bli kritisert i ettertid, men har man tatt en avgjørelse - ja så har man tatt den, sier hun.
Publisert
Natt til lørdag 25. juni ble tidligere leder for Oslo Pride Inger Kristin Haugsevje vekket av telefonen som ringer klokken 01.40. Det er hennes eneste kommunikasjonsrådgiver som ringer og spør om hun har fått med seg skytingen utenfor London Pub i Oslo.
Haugsevje innser raskt at hun kommer til å trenge hjelp, og i firetiden samme natt sender hun en melding til Kristine Meek, som er partner og rådgiver i kommunikasjonsbyrået Sannum & Bergestuen.
– Jeg kjenner Kristine, hun jobber med kommunikasjon, hun har erfaring med krisehåndtering – og hun er skeiv. Og det var faktisk ganske viktig i denne situasjonen, sier Haugsevje.
Vente-budskap
Under Kommunikasjonsforeningens «Kommunikasjonsdagen 2023», delte hun og Meek hvordan de jobbet med kommunikasjonen etter hendelsen, og hvordan de håndterte krisen de neste timene.
– Når det gjelder krisekommunikasjon snakker man ofte om «The golden hour». Det er mye som skal skje i starten og det første steget er å sette en krisestab som skal håndtere krisen. Deretter må man komme med et «holdning statement». Altså et vente-budskap, forklarer Meek.
Dette budskapet var den første kommunikasjonen fra Oslo Pride, som ble postet på organisasjonens Facebook-side.
– Selv om budskapet ikke fortalte så mye, formidlet Oslo Pride at de håndterer situasjonen. Dette budskapet gjør at folk har noe å forholde seg til – og forteller at det kommer mer informasjon etter hvert.
Fra Meek fikk meldingen av Haugsevje om å bistå krisestaben, går det seks timer før de treffes på Hotell Oslo.
– Jeg ankommer hotellet lørdag klokken 9.15. Jeg ser en sliten gjeng som har vært oppe og jobbet hele natten. Situasjonen endrer seg hele tiden og det er derfor en kaotisk situasjon.
«Cola-krise»
Deler av kaoset skyldes at det er ulikt hva folk vet og hvem som skal gjøre hva, forklarer hun. Meek tar i bruk et av hennes viktigste krise-verktøy fra verktøykassa.
– Statusmøter. Det høres ikke veldig fancy ut, men det er veldig effektivt. Disse møtene bidrar til å samle kriseledelsen og vi fordeler oppgaver, justerer budskap og planlegger hva vi gjør frem til neste status-møte.
Meek begynner mange av statusmøtene klokken 09.29. Hun begynner møtene med å formidle tre beskjeder.
«Dere har gjort en veldig god jobb», «Nå starter den virkelige jobben», og «Hva gjør vi nå?».
Haugsevje forklarer at det er vanskelig å vite hvordan man reagerer eller kjenner krisen i kroppen, før det faktisk skjer. Selv fikk hun et uvanlig oppheng i Coca Cola.
– Jeg husket å ha hørt at sukkerholdig drikke kunne være med å forebygge sjokk, så derfor var jeg veldig opptatt av at vi måtte ha vanlig Cola til stedet på hotellet de første timene. Men så fikk vi Cola Zero. Jeg forklarte at vi måtte ha Cola med sukker. Det ble et slags oppheng for meg, forklarer hun.
Skutt i hodet
Hun forteller at hun skjønte at hun var i ferd med å få tunnelsyn.
– Det er visst ganske vanlig at man får et oppheng og blir veldig detaljorientert. Jeg skjønte raskt at jeg må slippe de små detaljene, skulle jeg klare å holde overblikk og ha en overordnet plan.
Midt i krisen med statusmøter, medietrykk og Cola-krise, ringer telefonen til Haugsevje. En venn ringer og forteller at han har blitt skutt i hodet.
– Min første tanke er at jeg kan ikke la den beskjeden gå for hardt inn på meg. Jeg skal snart holde pressekonferanse og må fokusere på det.
Oppgaven om å møte hele medie-Norge holder henne fokusert.
– Kristine vurderer om vi skal informere om at paraden enten er utsatt eller avlyst. Jeg tenker at dette er flisespikkeri fra en kommunikasjonsrådgiver, men det viser bare hvordan vi begge jobber systematisk. Jeg klarte ikke å ikke tenke på forskjellen mellom utsatt og avlyst, når vennen min som var nær ved å bli drept av en kule.
Kake-kommuniasjon
Etter politiets risikovurderinger ble Oslo Pride som kjent avlyst.
– Det var tungt å gå ut med den beskjeden til potensielt 500,000 mennesker som ville ha møtt opp i festhumør – men vi innså at dette var det enste riktige å gjøre.
Pride-lederens krisehåndtering begynte natt til lørdag 01.40 og for hver time er det ny informasjon, nye vendinger og et økende medietrykk. Men for hver time jobbes det med kommunikasjonsplanen ledet an av Meek. Da Haugsevje deltar i minnegudstjenesten i domkirken, løper hun rundt for å finne blomster.
Utenfor kirken blir hun stående med en fargerik og overdådig bukett som tiltrekker seg oppmerksomhet fra mediene.
– Jeg kaller det «kake-kommuniasjon». Man skal ikke undervurdere effekten av symboler og visuelle effekter som en ekstremt viktig kommunikasjonsform, sier Meek.
Blomsterbuketten tiltrekker seg medienes oppmerksomhet og Meek kunne derfor enkelt informere om veien videre etter minnegudstjenesten.
– Kake-kommunikasjon er inspirert av de utallige marsipankakene som kjøpes inn når noe skal annonseres. Det er simpelt – men det fungerer alltid.
Krise-vaksinert
Snart ni måneder etter skytingen, og natten som aldri glemmes, føler Haugsevje seg «krise-vaksinert».
– Det er ekstremt krevende å stå i en krise. Men én ting har jeg lært, og det er at man ikke kan stå i kriser alene. Det er travelt, kaotisk og det koker, og i slike situasjoner trenger en leder alltid en medhjelper – altså en kommunikasjonsrådgiver.
Meek hjalp ikke bare med det åpenbare i krisehåndteringen, men også med de litt kleine oppgavene.
– Ikke alle visste hvem Inger Kristin var. Min oppgave ble derfor å informere mediene om hvem hun var og tilrettelegge for intervjuer med henne.
På kommunikasjonsdagene oppsummerer Meek det viktigste når det kommer til krisekommunikasjon.
– Når man håndterer en krise er det to parallelle kriser. Det er den faktiske krisen, også er det den kommunikasjonsmessige krisen som handler om hvordan man skal håndtere og kommunisere krisen. Den delen er ofte enda mer krevende enn den faktiske krisen.
Ingen steder å gjemme seg
En krise kommer som oftest brått på som en uforutsett hendelse som er kritisk for virksomheten.
– Alle øyne rettes mot deg og det er ingen steder å gjemme seg. Man har knapphet med tid og skal holde hodet kaldt i en situasjon som preges av faktafeil og forvirrende opplysninger.
I tillegg er det ofte mangel på kontroll og beslutninger som må tas uten tilstrekkelig informasjon, som gjør situasjonen krevende og rotete.
– Også må man legge til medienes dynamikk. Mediene blir ofte fort ferdige med hva som har skjedd, og flytter fokuset og begynner å stille spørsmål om hvordan noe kunne skje, hva som kunne vært gjort annerledes og hvem som skal stilles til ansvar.
Derfor er det viktig å ha et godt bearbeidet budskap med spørsmål og svar i et dokument som oppdateres.
– Det er lett å trå feil og det er umulig å få noe usagt. Gode regler er; ikke spekuler, stick to it (budskapet), og kjøp deg tid, deler Meek fra sine erfaringer.
Haugsevje avslutter med at man må droppe å ta en runde til.
– I Norge er vi veldig glad i å «ta en runde til» hvis vi er usikre på noe. Men i krisehåndtering anbefaler jeg å droppe dette. Det er det ikke tid til. Øv på krisen før den inntreffer og stå for avgjørelsene som er tatt. Man vil alltid bli kritisert i ettertid, men har man tatt en avgjørelse - ja så har man tatt den.
