Kommunikasjonssjefen i Oslo tror lærdommen fra pandemien kan komme til nytte i en ny krise

Norge har nå åpnet opp etter nesten to år med tidvis omfattende koronarestriksjoner. Informasjonsbehovet gjennom pandemien har vært umettelig, og innbyggerne rundt om i landet har måttet forholde seg til regler som ofte har vært både vanskelig å forstå og under hyppig endring.

KOM24 har spurt flere norske kommuner om hvordan de opplevde dette med tanke på kommunikasjonsarbeidet.

Hvordan har viktig informasjon blitt videreført til innbyggerne, og hvilke kanaler har de benyttet seg av for å nå flest mulig? Og hvordan har de jobbet for å skape forståelse for tiltakene?

Denne gangen har vi snakket med Hanne Gjørtz, som er kommunikasjonssjef i Oslo kommune.

Belastende

Med nesten 700 000 innbyggere er Oslo den klart største kommunen i Norge. Og selv med et ganske stort apparat for kommunikasjonsarbeid, sier Gjørtz at de til tider hadde svært hektiske dager.

– Det er klart det har vært en belastning på kommunikasjonsfolk i kommunen under pandemien, på samme måte som det har vært en belastning på andre fagmiljøer. Presset var kanskje aller størst i starten før vi fikk områdd oss og tatt i bruk ressurser på tvers av fagmiljøer og i hele kommunen. Vi skulle skaffe oss oversikt, tilpasse budskapene til stadig endrede forskrifter, samtidig som vi skulle forsøke å nå ut til alle delene av befolkningen i Oslo, sier Gjørtz til KOM24.

Innad i kommunen forteller hun også om samarbeidet, som hun mener er blitt bedre som følge av korona-håndteringen.

Ingunn i Kristiansand tror kommunikasjon har styrket seg i kommune-Norge

– Jeg vil si at koordineringen og arbeidet på tvers har blitt stadig bedre i løpet av de to årene pandemien har vart, der rollene etter hvert har blitt at fagetater har hatt mye ansvar, for eksempel Helseetaten for hele TISK (testing, isolasjon, smittesporing og karantene) og vaksineringsriggen, mens vi på byrådsleders kontor har vært ressurser og bidratt med massekommunikasjonsmateriale, annonser og mer. I tillegg har den seksjonen jeg leder hatt ansvaret for byrådets pressekonferanser og mediehåndteringen til byrådet.

Den gjeldende situasjonen til enhver tid har hatt mye å si for belastningen de opplevde, legger Gjørtz til. I perioder med lavt smittetrykk kommuniserte de på andre måter enn i perioder med høyt smittetrykk.

– Det er kanskje opplevelsen av å stadig måtte gå «på han igjen» med nye, strenge budskap som kan ha vært opplevd som belastende. Alt i alt vil jeg vel si at disse to årene har vært lærerike og slitsomme, men også veldig meningsfulle. Og vi har fått testet ut organisasjonen vår. Og den visuelle identiteten som har vært helt avgjørende i vår massekommunikasjon. Det at vi har hatt den på plass har gjort at vi har kunnet kommunisere med et helhetlig uttrykk og vi har hatt designere som jobber i kommunen til å lage materialet vårt, og har ikke trengt å bruke byråer på det. Det har vi spart veldig mye penger på.

Har tatt i bruk nye kanaler

Kommunikasjonsseksjonen på Byrådsleders kontor, som Gjørtz leder, har ikke vært nødt til å øke bemanningen under pandemien. Men de har tatt i bruk nye plattformer for å annonsere og spre sitt budskap til Oslos innbyggere.

– Vi har brukt reklameflater på kommunikasjonsknutepunkter i byen, kino og i kanaler som TikTok og Snapchat. Så er det noen virksomheter som har hatt spesielt stor arbeidsbelastning der de har økt bemanningen noe, men det er ikke snakk om store ressurser. Vi har også kunnet hjelpe hverandre på tvers i byrådsavdelingen hvis det har vært behov for det. Vi etablerte også helt i starten en sentral pressetelefon og e-post for i de mest hektiske perioden ha en kontakt inn til oss. Det kommer vi nok til å beholde.

Flere språk

Oslo har en sammensatt befolkning. Ikke alle snakker norsk, og har hatt behov for viktig helserelatert informasjon på andre språk i løpet av denne tiden.

Uforutsigbarheten og uvitenheten rundt hvor langvarig nedstengingen ville bli gjorde situasjonen ekstra vanskelig.

– Dette har kanskje vært det vi har brukt aller mest krefter på. Allerede i begynnelsen av mars, før nedstengingen og før vi stengte Holmenkollen for publikum, fikk vi henvendelser fra lærere som hadde behov for å informere på flere språk enn norsk og engelsk. Vi måtte i starten basere oss på det nasjonale myndigheter produserte av materiale. Vi visste ikke da hvor stor del av perioden vi i Oslo skulle ha strengere regler enn i resten av landet, men så snart det ble klart satte vi i gang med oversettelser.

Dette mener hun har vært mest utfordrende med å drive kommunikasjon gjennom pandemien

Det å få oversatt raskt nok til flere språk, var også en utfordring. I tillegg måtte oversettelsene være riktig nok. Men allerede i midten av mars hadde de informasjon på rundt 18 språk. Dette var derimot ikke nok i seg selv.

– Oversettelser er en ting, vi måtte bruke helt andre virkemidler enn det. Vi lagde videoer på mange språk og som vi sponset de på relevante sosiale medier-kanaler. I flere bydeler ble det satt i gang veldig gode prosjekter der man brukte folk med tillit i egne miljøer til å informere og vi brukte egne ansatte og helsepersonell med minoritetsbakgrunn til å informere.

Tar med seg nye kontakter

Gjennom dialog og muntlig kommunikasjon med de ulike målgruppene har kommunen utvidet nettverket sitt, sier Gjørtz.

– Dette vil vi ta med oss videre. Og så tror jeg vi skal erkjenne at det kanskje viktigste som skjedde når det gjaldt oppslutning om testing, isolering, smittesporing, karantene og vaksinering var den oppsøkende virksomheten som ble gjort i bydelene og i helseetaten. Det at det ble innført drop-in på både testing og vaksinering, mobile teststasjoner og vaksinebusser har vært helt avgjørende. Det at de aller fleste av oss kunne melde oss til vaksine-time digitalt og etter hvert bare møte opp, gjorde at helseetaten og bydelene kunne bruke kreftene sine på å finne fram til de som var mindre digitale og kanskje mer skeptiske.

Gjørtz tror at krisesituasjonen i Ukraina kommer til å gi nytt behov for alt de har lært. I nær framtid vil flere som har dratt fra krigen ankomme Norge.

– Det vi tar med oss videre er de kontaktene som er knyttet i kommunen gjennom pandemien, og erfaringen med å utarbeide informasjon på ulike språk og å bruke organisasjoner og enkeltpersoner med høy tillit i miljøene. Antakelig vil vi, dessverre, få nytte av dette allerede nå med en situasjon der vi får en ny flyktningkrise på grunn av krigen i Ukraina og en befolkning i Oslo der mange har ganske ny krigserfaring og naturlig nok er engstelige for hva som vil skje framover.

Mener det ble for mye «massekommunikasjon» om korona