Slik forbereder de seg på ski-VM på hjemmebane: – Ekstremt hektisk

– Det er ekstremt hektisk, for å si det veldig enkelt. Nå er vi kommet dit at vi ikke rekker å jobbe proaktivt, fordi det er så mange forespørsler fra mediene, sier Gro Eide til KOM24.

Hun er kommunikasjonssjef for ski-VM i Trondheim, som starter 26. februar. Med seg har hun fire andre, én på innholdsproduksjon, én på PR og mediene, én på markedsføring og én på design.

– Når man jobber i en prosjektorganisasjon, som dette mesterskapet er, må man planlegge mye for å få en god gjennomføring. Samtidig er det mye som skjer fortløpende som vi må håndtere. Alt handler om at omdømmet og det etterlatte inntrykket skal bli bra, og at folk har lyst til å delta i folkefesten, sier Eide.

– Antallet journalister som kommer er mye høyere enn vi er vant til

Ingen hjelp på kommunikasjon

I september i 2023 kunne PR-byrået NPG Sport & Communication melde at de hadde inngått en avtale med ski-VM om å bistå arrangøren med kommunikasjon og kommersiell rådgivning.

Gro Eide ble hentet inn som kommunikasjonssjef for arrangementet i desember i 2023, og sier nå at de ikke får noe hjelp fra NPG på kommunikasjonssiden, men at de kun jobber med det kommersielle.

– De jobba med kommunikasjon fram til jeg begynte og i en overgangsfase. Etter det har det vært kommersiell avdeling i Ski-VM som har en avtale med NPG.

– Vi utformet en ny kommunikasjonsstrategi i fjor. Den har fokus på at Ski-VM jobber og kommuniserer verdibasert, for å nå målet om å bli tidenes mest bærekraftige ski-VM. Vi skal være inkluderende, handlekraftig og framtidsrettet, og alt vi gjør skal være forankret i det.

Hun forsikrer derimot om at samarbeidet med NPG er godt, og sier at de har bidratt med mye på sponsorsiden.

– Blant annet har NPG bidratt i arbeidet med å skaffe partnere til like premiepenger for kvinner og menn, og jobbet proaktiv mot mediene internasjonalt med dette, sier Eide.

KOM24 har vært i kontakt med Espen Skoland, som er CEO og partner i NPG. Han skriver følgende i en melding:

– Vi har bistått og bistår VM-organisasjonen med et beskjedent bidrag og har et godt samarbeid. Dette er en utrolig dedikert og flink gjeng som allerede har flyttet grenser innenfor skisporten. Men jeg overlater til dem å kommentere samarbeidet og hvordan de jobber.

Orkla trekker Klæbo-reklame

Mye å gjøre

Ski-VM ble sist arrangert på norsk jord da Oslo var vertsby i 2011. I Trondheim ble mesterskapet sist avholdt i 1997.

I år skal det konkurreres i 27 ulike øvelser, som er mer enn noen gang tidligere.

– Blir det mer hektisk enn det er nå, må vi utvide døgnet. Interessen er veldig stor, og det har vært en økning de siste månedene. Vi samarbeider tett med våre eiere Trondheim kommune og Skiforbundet, og med ulike aktører i Trondheim, som transportselskaper, fylkeskommune, parkering og politiet med flere. Dette skal Trondheim som vertsby få til sammen.

De forventer mellom 800 og 900 medierepresentanter fra ulike land. Og i tillegg til den eksterne kommunikasjonen, legger de mye innsats i å få på plass god praksis for internkommunikasjon.

– Innad skal medarbeidere, eiere og styret være oppdatert på det som skjer, og alle skal få mulighet til å lese ting internt før det kommer i mediene. Det tror jeg bidrar til å bygge en god kultur.

Eide viser til Infomedia, og kan meddele at de hadde en økning i medieoppslutning i 2024 på 170 prosent sammenlignet med 2023.

– Ski-VM har i dag nær 57 000 følgere i våre kanaler på sosiale medier, og den siste måneden hadde vi hele 5 millioner visninger på Instagram og Facebook til sammen. Vi startet for et par år tilbake med noen få tusen følgere på Facebook.

– Vi har satset på innholdsproduksjon hver eneste dag, og det har gitt resultater. I tillegg har vi fått tilgang til skistjernene i våre kanaler, som er et stort pluss.

Har skapt diskusjon

Flere måneder før åpningsdagen skapte mesterskapet allerede overskrifter, blant annet på grunn av saken om premiepenger og parautøverne.

Dette var noe Eide og kommunikasjonsstaben måtte bidra med å håndtere.

– Vi synes det er kjempebra at vi får oppmerksomhet rundt det, og parautøverne fortjener også pengepremier. Da vertskapskontrakten for ski-VM ble signert, lå ikke paraøvelser inne som en del av konkurranseprogrammet og budsjettet, og derfor måtte vi jobbe knallhardt for å få det på plass.

Langrennsstjernen Therese Johaug var også ute med kritikk mot mesterskapet i desember, fordi hun mente at femmilen for kvinner burde være på kvinnedagen, og ikke dagen etterpå.

– Jeg synes det er bra at vi har engasjement og meninger rundt mesterskapet. Vi ønsker å bli forbundet med åpenhet, og vi synes det er viktig at også utøvere sier sin mening.

SoMe-eksperter: Slik kan idrettsprofilene tiltrekke seg sponsorer